¿Qué es un sistema de caja menor?
Un sistema de efectivo Petty es un procedimiento organizacional para hacer que el efectivo esté disponible para gastos varios en lugar de escribir un cheque. Permite a los empleados tener una pequeña cantidad de efectivo disponible para realizar compras sin tener que pasar por un procedimiento formal de solicitud de compra. Aunque una pequeña asignación de efectivo está diseñada para facilitar las operaciones diarias, el dinero aún debe contabilizarse a través de la contabilidad de la compañía.
Cada empresa debe mantener un sistema de contabilidad para rastrear los ingresos y los gastos. Esta información permite a la empresa cumplir con las regulaciones gubernamentales con respecto a los impuestos y los informes financieros. La mayoría de las empresas requerirán que un empleado haga una solicitud formal de que se pague un gasto además de enviar una factura o orden de compra. Luego, el gasto se paga a Check de la Compañía, que crea un rastro de papel para corroborar la transacción para los auditores.
El sistema de efectivo menor de una empresa está diseñado para proporcionar una alternativa simplificada a la OrdiProceso de compra de nary. Se mantiene accesible y se usa una cantidad de dinero cuando un empleado necesita hacer una compra por debajo de un cierto umbral establecido por la empresa. Un uso típico de efectivo menor es comprar suministros de oficina que se necesitan de inmediato y que no pueden esperar durante días o semanas para que la compañía recorte un cheque.
Hay varias formas en que una empresa puede tener en cuenta el efectivo menor en su sistema de contabilidad. La forma más popular es utilizar un sistema imper. Este tipo de sistema de efectivo menor requiere que una empresa reserve primero en efectivo al escribir un cheque por una cantidad de dinero que se retira de la cuenta bancaria comercial. La transacción se registraría en los libros como un débito para la cuenta de Cash Petty y un crédito a la cuenta de efectivo.
Cada vez que un empleado necesita hacer una compra con Cash Petty, él completaría un formulario de solicitud. El dinero se entregaría a cambiopara el formulario. Una vez que se realiza la compra, el empleado presenta el recibo para adjuntar al formulario. El fondo de efectivo Petty en este punto consiste en el efectivo restante y los formularios con los recibos. En cualquier momento, una persona podría auditar el sistema de efectivo menor sumando el efectivo y los recibos para garantizar que sea igual a la cantidad original de dinero que se colocó en el fondo.
El sistema Imprestar permite que el dinero en efectivo se reponga entregando los formularios con recibos a cambio de efectivo que volverían al fondo. Se escribiría un cheque en efectivo que acreditaría la cuenta en efectivo. Esta vez, sin embargo, los recibos indicarían qué cuentas de gastos se debita. Por ejemplo, una transacción de sistema de efectivo común se debitaría a la cuenta de gastos de la oficina al reabastecer si los suministros de oficina se compraron con el dinero.