¿Qué es un sistema de caja chica?
Un sistema de caja chica es un procedimiento organizativo para hacer efectivo fácilmente disponible para gastos varios en lugar de escribir un cheque. Permite a los empleados tener una pequeña cantidad de efectivo disponible para realizar compras sin tener que pasar por un procedimiento formal de solicitud de compra. A pesar de que una asignación de efectivo menor está diseñada para facilitar las operaciones diarias, el dinero aún debe contabilizarse a través de la contabilidad de la compañía.
Cada negocio debe mantener un sistema de contabilidad para rastrear los ingresos y gastos. Esta información le permite a la compañía cumplir con las regulaciones gubernamentales sobre impuestos e informes financieros. La mayoría de las empresas requerirán que un empleado haga una solicitud formal para que se pague un gasto además de presentar una factura u orden de compra. El gasto se paga con un cheque de la compañía, que crea un rastro en papel para corroborar la transacción para los auditores.
El sistema de caja chica de una empresa está diseñado para proporcionar una alternativa simplificada al proceso de compra ordinario. Una cantidad de dinero se mantiene accesible y se usa cuando un empleado necesita hacer una compra que está por debajo de un cierto umbral establecido por la empresa. Un uso típico de la caja chica es comprar suministros de oficina que se necesitan de inmediato y que no pueden esperar días o semanas para que la compañía corte un cheque.
Hay varias formas en que una empresa puede contabilizar el efectivo en su sistema de contabilidad. La forma más popular es utilizar un sistema de impresión. Este tipo de sistema de caja chica requiere que una compañía separe primero la caja chica escribiendo un cheque por una cantidad de dinero que se retirará de la cuenta bancaria de la empresa. La transacción se registraría en los libros como un débito en la cuenta de caja chica y un crédito en la cuenta de caja.
Cada vez que un empleado necesita hacer una compra con dinero en efectivo, debe completar un formulario de solicitud. El dinero se entregaría a cambio del formulario. Una vez que se realiza la compra, el empleado envía el recibo que se adjuntará al formulario. El fondo de caja chica en este punto consiste en el efectivo restante y los formularios con recibos. En cualquier momento, una persona puede auditar el sistema de caja chica sumando el efectivo y los recibos para asegurarse de que sean iguales a la cantidad original de dinero que se colocó en el fondo.
El sistema de impresión permite reponer el dinero en efectivo mediante la entrega de los formularios con recibos a cambio de efectivo que volvería al fondo. Se escribiría un cheque en efectivo que acreditaría la cuenta de efectivo. Esta vez, sin embargo, los recibos indicarían qué cuentas de gastos debitar. Por ejemplo, una transacción común del sistema de caja chica debitaría la cuenta de gastos de oficina al reabastecerse si los suministros de oficina se compraran con el dinero.