Co to jest system drobnej gotówki?
Drobny system gotówkowy to procedura organizacyjna polegająca na udostępnianiu gotówki na różne wydatki zamiast wystawiania czeku. Pozwala pracownikom mieć niewielką ilość gotówki pod ręką, aby dokonywać zakupów bez konieczności przechodzenia przez formalną procedurę żądania zakupu. Chociaż przydział drobnych środków pieniężnych ma na celu ułatwienie codziennych operacji, pieniądze nadal muszą być rozliczane za pośrednictwem księgowości firmy.
Każda firma musi utrzymywać system księgowy w celu śledzenia dochodów i wydatków. Informacje te pozwalają firmie przestrzegać przepisów rządowych dotyczących podatków i sprawozdawczości finansowej. Większość firm będzie wymagać od pracownika złożenia formalnego wniosku o zwrot kosztów oprócz złożenia faktury lub zamówienia. Następnie wydatki pokrywane są czekiem firmowym, który tworzy papierową ścieżkę dla uzasadnienia transakcji dla audytorów.
System drobnych środków pieniężnych firmy ma na celu zapewnienie uproszczonej alternatywy dla zwykłego procesu zakupu. Kwota pieniędzy jest dostępna i wykorzystywana, gdy pracownik musi dokonać zakupu poniżej pewnego progu ustalonego przez firmę. Typowym zastosowaniem drobnej gotówki jest kupowanie materiałów biurowych, które są potrzebne natychmiast i które nie mogą czekać dni lub tygodni, aż firma rozetnie czek.
Istnieje wiele sposobów księgowania drobnych środków pieniężnych w systemie księgowym. Najpopularniejszym sposobem jest użycie systemu zaliczek. Ten rodzaj systemu drobnych środków pieniężnych wymaga od firmy najpierw odłożenia drobnych środków pieniężnych poprzez wystawienie czeku na kwotę, która ma zostać wypłacona z firmowego konta bankowego. Transakcja zostanie zapisana w księgach jako obciążenie rachunku drobnego i kredyt na rachunku gotówkowym.
Za każdym razem, gdy pracownik musi dokonać zakupu przy użyciu drobnej gotówki, wypełnia formularz zapytania. Pieniądze zostaną przekazane w zamian za formularz. Po dokonaniu zakupu pracownik przesyła paragon do załączenia do formularza. Drobny fundusz pieniężny w tym momencie składa się z pozostałej gotówki i formularzy z paragonami. W dowolnym momencie dana osoba może skontrolować system drobnych środków pieniężnych, sumując środki pieniężne i rachunki, aby upewnić się, że są one równe pierwotnej kwocie pieniędzy, która została wpłacona do funduszu.
System zaliczek pozwala na uzupełnienie drobnych środków pieniężnych poprzez przekazywanie formularzy z pokwitowaniami w zamian za środki pieniężne, które wrócą do funduszu. Czek zostanie wystawiony na gotówkę, która zasiliłaby rachunek gotówkowy. Tym razem jednak pokwitowania wskazywałyby, które konta wydatków obciążają. Na przykład zwykła drobna transakcja w systemie gotówkowym obciążałaby konto wydatków biurowych po uzupełnieniu, gdyby materiały biurowe zostały zakupione za pieniądze.