Co je drobný hotovostní systém?

Drobný hotovostní systém je organizační postup, jak zajistit, aby hotovost byla snadno dostupná pro různé výdaje místo psaní šeku. Umožňuje zaměstnancům mít po ruce malé množství peněz na nákupy, aniž by museli projít formálním postupem žádosti o nákup. I když je drobná peněžní příděl navržen tak, aby usnadňoval každodenní provoz, musí být peníze stále účtovány prostřednictvím účetnictví společnosti.

Každé podnikání musí udržovat účetní systém, který sleduje příjmy a výdaje. Tyto informace umožňují společnosti dodržovat vládní předpisy týkající se daní a účetního výkaznictví. Většina podniků bude vyžadovat, aby zaměstnanec podal formální žádost o úhradu výdajů kromě předložení faktury nebo objednávky. Výdaje jsou pak hrazeny šekem společnosti, což vytváří papírovou stopu k doložení transakce pro auditory.

Petty cash system společnosti je navržen tak, aby poskytoval zjednodušenou alternativu k běžnému nákupnímu procesu. Částka peněz je udržována přístupná a používána, když zaměstnanec potřebuje provést nákup, který je pod určitou hranicí stanovenou společností. Typickým využitím drobné hotovosti je nákup kancelářských potřeb, které jsou potřebné okamžitě a které nemohou čekat dny nebo týdny, než společnost zkontroluje šek.

Existuje celá řada způsobů, jak může společnost účtovat o drobné hotovosti ve svém účetním systému. Nejoblíbenějším způsobem je použití zálohovaného systému. Tento typ drobného hotovostního systému vyžaduje, aby společnost nejprve vyčlenila drobnou hotovost tak, že vypíše šek na částku, která má být vybrána z obchodního bankovního účtu. Transakce by byla zaznamenána v knihách jako debet na drobný hotovostní účet a kredit na hotovostní účet.

Kdykoli zaměstnanec potřebuje provést nákup pomocí drobné hotovosti, vyplní formulář žádosti. Peníze by byly předány výměnou za formu. Jakmile je nákup proveden, zaměstnanec předloží potvrzení, které se připojí k formuláři. Drobný hotovostní fond v tomto okamžiku sestává ze zbývající hotovosti a formulářů s příjmy. Osoba mohla kdykoli provést audit drobného hotovostního systému tak, že přičítala hotovost a příjmy, aby zajistila, že se rovnají původní částce peněz vložené do fondu.

Zálohový systém umožňuje doplňování drobných peněz předáním formulářů s příjmy výměnou za hotovost, která by se vrátila zpět do fondu. Šek by byl zapsán do hotovosti, která by připsala hotovostní účet. Tentokrát by však příjmy naznačovaly, které výdajové účty se mají odečíst. Například běžná drobná transakce s hotovostním systémem by zaúčtovala na vrub účtu kancelářských výdajů po doplnění, pokud by za peníze byly zakoupeny kancelářské potřeby.