Qu'est-ce qu'un système de petite caisse?
Un système de petite caisse est une procédure organisationnelle visant à rendre l'argent facilement disponible pour les dépenses diverses au lieu de rédiger un chèque. Il permet aux employés de disposer d’une petite somme d’argent pour faire des achats sans passer par une procédure formelle de demande d’achat. Même si une allocation de petite caisse est conçue pour faciliter les opérations quotidiennes, l'argent doit toujours être comptabilisé dans la comptabilité de l'entreprise.
Chaque entreprise doit maintenir un système de comptabilité permettant de suivre les revenus et les dépenses. Ces informations permettent à l'entreprise de se conformer à la réglementation gouvernementale en matière de fiscalité et de reporting financier. Dans la plupart des entreprises, un employé doit demander formellement le paiement d’une dépense en plus de la présentation d’une facture ou d’un bon de commande. La dépense est ensuite payée par chèque de la société, ce qui crée une trace papier pour justifier la transaction pour les auditeurs.
Le système de petite caisse d'une entreprise est conçu pour offrir une alternative simplifiée au processus d'achat habituel. Un montant d'argent est maintenu accessible et utilisé lorsqu'un employé doit effectuer un achat inférieur à un certain seuil défini par l'entreprise. Une utilisation typique de la petite caisse consiste à acheter des fournitures de bureau qui sont nécessaires immédiatement et qui ne peuvent attendre des jours ou des semaines avant que la société ne coupe un chèque.
Une entreprise peut comptabiliser la petite caisse de plusieurs manières dans son système de comptabilité. Le moyen le plus populaire consiste à utiliser un système d’avance. Ce type de système de petite caisse exige d’une entreprise qu’elle commence par mettre de côté une petite caisse en émettant un chèque d’un montant à retirer du compte bancaire commercial. La transaction serait enregistrée dans les livres sous forme de débit sur le compte petite caisse et d’un crédit sur le compte espèces.
Chaque fois qu'un employé doit faire un achat avec une petite caisse, il remplit un formulaire de demande. L'argent serait remis en échange du formulaire. Une fois l’achat effectué, l’employé soumet le reçu à joindre au formulaire. À ce stade, la petite caisse comprend le reste de l’argent et les formulaires avec reçus. À tout moment, une personne peut vérifier le système de petite caisse en additionnant les espèces et les reçus afin de s’assurer qu’ils correspondent au montant initial qui a été placé dans le fonds.
Le système d’avance permet de reconstituer les fonds de la petite caisse en remettant les formulaires avec les reçus en échange d’espèces qui seraient versées dans le fonds. Un chèque serait libellé en espèces pour créditer le compte de caisse. Cette fois, cependant, les reçus indiqueraient les comptes de dépenses à débiter. Par exemple, une transaction commune au système de petite caisse débiterait le compte de dépenses de bureau lors du réapprovisionnement si des fournitures de bureau avaient été achetées avec l'argent.