Wat is een klein geldsysteem?

Een klein geldsysteem is een organisatorische procedure om geld direct beschikbaar te maken voor diverse kosten in plaats van een cheque uit te schrijven. Hiermee kunnen werknemers een kleine hoeveelheid contant geld bij de hand hebben om aankopen te doen zonder een formele aanvraagprocedure te hoeven doorlopen. Hoewel een kleine toewijzing in contanten is ontworpen om de dagelijkse activiteiten te vergemakkelijken, moet het geld toch worden verantwoord via de boekhouding van het bedrijf.

Elk bedrijf moet een boekhoudsysteem onderhouden om inkomsten en uitgaven te volgen. Met deze informatie kan het bedrijf voldoen aan overheidsvoorschriften met betrekking tot belastingen en financiële rapportage. De meeste bedrijven zullen van een werknemer verlangen dat hij een formeel verzoek indient om een ​​uitgave te betalen naast het indienen van een factuur of bestelling. De kosten worden vervolgens betaald door een bedrijfscheck, waardoor een papieren spoor ontstaat om de transactie voor auditors te onderbouwen.

Het kleine geldsysteem van een bedrijf is ontworpen om een ​​vereenvoudigd alternatief te bieden voor het gewone aankoopproces. Een hoeveelheid geld wordt toegankelijk gehouden en gebruikt wanneer een werknemer een aankoop moet doen die onder een bepaalde door het bedrijf vastgestelde drempel ligt. Een typisch gebruik van klein geld is om kantoorbenodigdheden te kopen die onmiddellijk nodig zijn en die niet dagen of weken kunnen wachten tot het bedrijf een cheque uitsnijdt.

Er zijn een aantal manieren waarop een bedrijf klein geld in zijn boekhoudsysteem kan verwerken. De meest populaire manier is om een ​​voorschotsysteem te gebruiken. Dit soort kleine geldsystemen vereist dat een bedrijf eerst kleine geldmiddelen opzij zet door een cheque te schrijven voor een hoeveelheid geld dat van de zakelijke bankrekening moet worden opgenomen. De transactie zou in de boeken worden geregistreerd als een afschrijving op de kleine geldrekening en een tegoed op de geldrekening.

Telkens wanneer een werknemer een aankoop met klein geld moet doen, vult hij een aanvraagformulier in. Het geld zou worden overhandigd in ruil voor het formulier. Zodra de aankoop is gedaan, verzendt de werknemer het ontvangstbewijs dat bij het formulier moet worden gevoegd. Het kleingeldfonds bestaat op dit moment uit het resterende geld en de formulieren met bonnen. Op elk moment kan een persoon het kleine geldsysteem controleren door het geld en de bonnen op te tellen om ervoor te zorgen dat ze gelijk zijn aan het oorspronkelijke bedrag dat in het fonds is geplaatst.

Het voorschotsysteem maakt het mogelijk om kleine contanten aan te vullen door de formulieren met bonnen in te leveren in ruil voor contanten die teruggaan naar het fonds. Er zou een cheque in contanten worden geschreven die de geldrekening zou crediteren. Deze keer geven de bonnen echter aan welke onkostenrekeningen moeten worden gedebiteerd. Bijvoorbeeld, een gewone kleine kassasysteemtransactie debiteert de kantoorkostenrekening bij het aanvullen als kantoorbenodigdheden met het geld werden gekocht.