Hva er et småkassesystem?

Et småkassesystem er en organisasjonsprosedyre for å gjøre kontanter lett tilgjengelig for diverse utgifter i stedet for å skrive en sjekk. Det gjør det mulig for ansatte å ha et lite beløp kontanter for å gjøre innkjøp uten å måtte gå gjennom en formell innkjøpsprosedyre. Selv om en mindre kontant tildeling er utformet for å gjøre den daglige driften enklere, må pengene fortsatt regnskapsføres gjennom selskapets bokføring.

Hver virksomhet må opprettholde et bokføringssystem for å spore inntekter og utgifter. Denne informasjonen gjør det mulig for selskapet å overholde myndighetens forskrifter om skatter og finansiell rapportering. De fleste virksomheter vil kreve at en ansatt fremsetter en formell forespørsel om at det skal betales en utgift i tillegg til å levere faktura eller innkjøpsordre. Utgiftene blir deretter betalt med firmatsjekk, noe som skaper en papirspor for å underbygge transaksjonen for revisorer.

Et selskaps småkassesystem er designet for å gi et forenklet alternativ til den ordinære innkjøpsprosessen. En mengde penger holdes tilgjengelig og brukes når en ansatt trenger å gjøre et kjøp som er under en viss terskel som er etablert av selskapet. En typisk bruk av småkassa er å kjøpe kontorrekvisita som er nødvendig umiddelbart, og som ikke kan vente i dager eller uker på at selskapet skal kutte en sjekk.

Det er flere måter et selskap kan gjøre rede for småkontanter i sitt bokføringssystem. Den mest populære måten er å bruke et imprest-system. Denne typen småkassesystem krever at et selskap først setter av småkassa ved å skrive en sjekk for at et beløp skal tas ut av bankkontoen. Transaksjonen vil bli registrert i bøkene som en debet til småkontokontoen og en kreditt til kontantkontoen.

Hver gang en ansatt trenger å gjøre et kjøp med småkontanter, ville han fylle ut et forespørselsskjema. Pengene ville bli gitt i bytte mot skjemaet. Når kjøpet er gjort, sender den ansatte kvitteringen for å være vedlagt skjemaet. Småpantfondet består på dette tidspunktet av de resterende kontantene og skjemaene med kvitteringer. Når som helst en person kunne revidere småkassesystemet ved å legge opp kontanter og kvitteringer for å sikre at de tilsvarer det opprinnelige beløpet som ble plassert i fondet.

Imprest-systemet gjør det mulig å fylle på små kontanter ved å overlevere skjemaene med kvitteringer i bytte mot kontanter som vil gå tilbake i fondet. Det vil bli skrevet en sjekk til kontanter som ville kreditere kontantkontoen. Denne gangen skulle imidlertid kvitteringene indikere hvilke utgiftskontoer som skal belastes. For eksempel ville en vanlig småkasse-transaksjon debitere kontorkostnadskontoen ved påfylling hvis kontorrekvisita ble kjøpt med pengene.