Hva er et lite kontantsystem?

Et lite kontantsystem er en organisasjonsprosedyre for å gjøre kontanter lett tilgjengelig for diverse utgifter i stedet for å skrive en sjekk.Det lar ansatte ha en liten mengde kontanter for å gjøre kjøp uten å måtte gå gjennom en formell prosedyre for kjøpsforespørsel.Selv om en småkontanttildeling er designet for å gjøre daglige drift enklere, må pengene fremdeles regnskapsføres gjennom selskapets bokføring.

Hver virksomhet må opprettholde et bokføringssystem for å spore inntekter og utgifter.Denne informasjonen gjør det mulig for selskapet å overholde statlige forskrifter om skatter og finansiell rapportering.De fleste virksomheter vil kreve at en ansatt skulle komme med en formell anmodning om at en utgift skal betales i tillegg til å sende inn en faktura eller innkjøpsordre.Utgiftene blir deretter betalt av firmakontroll, som oppretter en papirspor for å underbygge transaksjonen for revisorer.

A Companys Petty Cash System er designet for å gi et forenklet alternativ til den ordinære innkjøpsprosessen.Et beløp blir holdt tilgjengelig og brukes når en ansatt trenger å gjøre et kjøp som er under en viss terskel etablert av selskapet.En typisk bruk av små kontanter er å kjøpe kontorrekvisita som trengs umiddelbart, og som ikke kan vente på dager eller uker på at selskapet skal kutte en sjekk.

Det er flere måter et selskap kan utgjøre små kontanter i bokføresystemet.Den mest populære måten er å bruke et imprest -system.Denne typen små kontantsystem krever at et selskap først setter små kontanter ved å skrive en sjekk for et beløp som skal trekkes tilbake fra Business Bank -kontoen.Transaksjonen vil bli registrert i bøkene som en debet til den små kontantkontoen og en kreditt til kontantkontoen.

Når en ansatt trenger å kjøpe et kjøp ved hjelp av små kontanter, ville han fylle ut et forespørselsskjema.Pengene vil bli gitt over i bytte mot skjemaet.Når kjøpet er gjort, sender den ansatte inn kvitteringen for å være knyttet til skjemaet.Petty Cash Fund består på dette tidspunktet av de gjenværende kontantene og skjemaene med kvitteringer.Når som helst kan en person revidere det små kontantsystemet ved å legge opp kontantene og kvitteringene for å sikre at de tilsvarer det opprinnelige beløpet som ble plassert i fondet.

Imprest -systemet lar små kontanter fylles på ved å overlate denSkjemaer med kvitteringer i bytte mot kontanter som vil gå tilbake i fondet.En sjekk vil bli skrevet til kontanter som vil kreditere kontantkontoen.Denne gangen skulle imidlertid kvitteringene indikere hvilke utgiftskontoer de skal belaste.For eksempel vil en vanlig småkontantsystemtransaksjon debet kontoskostnadskontoen ved påfyll hvis kontorrekvisita ble kjøpt med pengene.