O que é um sistema de caixa pequeno?

Um sistema de caixa pequeno é um procedimento organizacional para disponibilizar dinheiro prontamente para despesas diversas, em vez de preencher um cheque. Ele permite que os funcionários tenham uma pequena quantia em dinheiro para fazer compras sem ter que passar por um procedimento formal de solicitação de compra. Embora uma distribuição de caixa menor tenha sido projetada para facilitar as operações diárias, o dinheiro ainda deve ser contabilizado através da contabilidade da empresa.

Toda empresa deve manter um sistema de contabilidade para rastrear receitas e despesas. Essas informações permitem que a empresa cumpra as regulamentações governamentais sobre impostos e relatórios financeiros. A maioria das empresas exige que um funcionário faça uma solicitação formal de pagamento de uma despesa, além de enviar uma fatura ou pedido de compra. A despesa é então paga por cheque da empresa, que cria uma trilha em papel para fundamentar a transação para os auditores.

O sistema de caixa pequeno da empresa é projetado para fornecer uma alternativa simplificada ao processo de compra comum. Uma quantia em dinheiro é mantida acessível e usada quando um funcionário precisa fazer uma compra abaixo de um certo limite estabelecido pela empresa. Um uso típico de dinheiro pequeno é comprar material de escritório que é necessário imediatamente e que não pode esperar dias ou semanas para que a empresa faça um cheque.

Existem várias maneiras pelas quais uma empresa pode contabilizar pequenos recursos em seu sistema de contabilidade. A maneira mais popular é usar um sistema de adiantamento. Esse tipo de sistema de caixa pequeno exige que uma empresa reserve primeiro caixa pequeno escrevendo um cheque de uma quantia em dinheiro a ser retirada da conta bancária comercial. A transação seria registrada nos livros como um débito na conta do caixa e um crédito na conta do caixa.

Sempre que um funcionário precisa fazer uma compra com dinheiro insignificante, ele preenche um formulário de solicitação. O dinheiro seria entregue em troca do formulário. Depois que a compra é feita, o funcionário envia o recibo para anexar ao formulário. O fundo de caixa pequeno neste momento consiste no caixa restante e nos formulários com recibos. A qualquer momento, uma pessoa pode auditar o sistema de caixa pequeno, somando o dinheiro e os recibos para garantir que eles sejam iguais à quantidade original de dinheiro que foi colocada no fundo.

O sistema de fundos para adiantamentos permite a reposição de pequenos fundos, entregando os formulários com recibos em troca de dinheiro que retornaria ao fundo. Um cheque seria emitido em dinheiro para creditar a conta em dinheiro. Dessa vez, no entanto, os recebimentos indicariam quais contas de despesas debitar. Por exemplo, uma transação comum do sistema de caixa pequeno debitaria a conta de despesa do escritório após o reabastecimento se o material de escritório fosse comprado com o dinheiro.