小口現金システムとは何ですか？

小口現金システムは、小切手を書くのではなく、雑費のために現金をすぐに利用できるようにするための組織的な手順です。 従業員は、正式な購入要求手続きを経ることなく、手元に少量の現金を持って購入することができます。 小口現金の割り当ては、日々の業務を容易にするように設計されていますが、会社の簿記を通じてそのお金を計上する必要があります。

すべての企業は、収入と支出を追跡する簿記システムを維持する必要があります。 この情報により、会社は税金および財務報告に関する政府規制を順守することができます。 ほとんどの企業では、請求書または発注書の提出に加えて、従業員が費用の支払いを正式に要求する必要があります。 その後、経費は会社小切手によって支払われます。これにより、監査人のための取引を実証するための書類が作成されます。

会社の小口現金システムは、通常の購入プロセスの簡素化された代替手段を提供するように設計されています。 従業員が会社によって設定された特定のしきい値を下回る購入を行う必要がある場合、金額はアクセス可能に維持され、使用されます。 小口現金の一般的な使用法は、すぐに必要で、会社が小切手を切るまで数日または数週間待つことができない事務用品を購入することです。

会社が簿記システムで小口現金を会計処理できる方法はいくつかあります。 最も一般的な方法は、インプレスシステムを使用することです。 このタイプの小口現金システムでは、企業はまず、ビジネス銀行口座から引き出される金額の小切手を書くことによって小口現金を確保する必要があります。 取引は、小口現金口座への借方と現金口座への貸方として帳簿に記録されます。

従業員が小口現金を使用して購入する必要があるときはいつでも、彼は要求フォームに記入します。 お金はフォームと引き換えに渡されます。 購入が完了すると、従業員は領収書を提出してフォームに添付します。 この時点での小口資金は、残りの現金と領収書付きのフォームで構成されています。 いつでも、現金と領収書を合算することで、小口現金システムを監査して、基金に入れられた元の金額と等しいことを確認できます。

インプレスシステムでは、ファンドに戻される現金と引き換えに領収書を含むフォームを引き渡すことで、小口現金を補充できます。 小切手は現金に書き込まれ、現金口座に入金されます。 ただし、今回は、領収書は借方に記入する経費勘定を示します。 たとえば、一般的な小口現金システム取引は、事務用品がそのお金で購入された場合、補充時に事務経費勘定から借方記入されます。