Vad är ett små kassasystem?

Ett små kassasystem är ett organisatoriskt förfarande för att göra kontanter lätt tillgängliga för diverse utgifter istället för att skriva en check. Det gör det möjligt för anställda att ha en liten mängd kontanter till hands för att göra inköp utan att behöva gå igenom en formell förfarandet för inköpsförfrågan. Även om en liten kontanttilldelning är utformad för att underlätta dagliga verksamheter måste pengarna fortfarande redovisas genom företagets bokföring.

Varje företag måste upprätthålla ett bokföringssystem för att spåra inkomster och utgifter. Denna information gör det möjligt för företaget att följa statliga bestämmelser om skatter och finansiell rapportering. De flesta företag kommer att kräva att en anställd ska göra en formell begäran om att en kostnad ska betalas utöver att lämna in en faktura eller inköpsorder. Kostnaden betalas sedan av företagskontroll, vilket skapar en pappersspår för att underbygga transaktionen för revisorer.

Ett företags små kassasystem är utformat för att ge ett förenklat alternativ till ordiNary inköpsprocess. En summa pengar hålls tillgängligt och används när en anställd måste göra ett köp som ligger under en viss tröskel som fastställts av företaget. En typisk användning av små kontanter är att köpa kontorsmaterial som behövs omedelbart och som inte kan vänta i dagar eller veckor för att företaget ska minska en check.

Det finns ett antal sätt ett företag kan stå för små kontanter i sitt bokföringssystem. Det mest populära sättet är att använda ett Imprest -system. Denna typ av små kassasystem kräver att ett företag först avsatte små kontanter genom att skriva en check för en summa pengar som ska dras tillbaka från företagets bankkonto. Transaktionen skulle registreras i böckerna som en debitering till småkontot och en kredit till kontantkontot.

När som helst en anställd behöver göra ett köp med små kontanter, han skulle fylla i ett förfrågningsformulär. Pengarna skulle ges över i utbyteför formen. När köpet har gjorts, skickar anställden kvittot som ska bifogas formuläret. Små kontantfonden består vid denna tidpunkt av de återstående kontanterna och formulärerna med kvitton. När som helst kunde en person granska det små kassasystemet genom att lägga till kontanter och kvitton för att säkerställa att de motsvarar det ursprungliga beloppet som placerades i fonden.

Imprest -systemet gör det möjligt att fylla på små kontanter genom att överlämna formulärerna med kvitton i utbyte mot kontanter som skulle gå tillbaka till fonden. En check skulle skrivas till kontanter som skulle kreditera kontantkontot. Den här gången skulle kvitton dock ange vilka utgiftskonton till debitering. Till exempel skulle en gemensam kassasystemtransaktion debitera kontorskostnaden vid påfyllning om kontorsmaterial köptes med pengarna.