Vad är ett småkassasystem?

Ett småkassasystem är ett organisatoriskt förfarande för att göra kontanter lätt tillgängliga för diverse utgifter istället för att skriva en check. Det gör det möjligt för anställda att ha en liten mängd kontanter till hands för att göra inköp utan att behöva gå igenom ett formellt förfarande för köpförfrågan. Även om en liten kontanttilldelning är utformad för att underlätta den dagliga verksamheten måste pengarna fortfarande redovisas genom företagets bokföring.

Varje företag måste ha ett bokföringssystem för att spåra inkomster och utgifter. Denna information gör det möjligt för företaget att följa statliga bestämmelser om skatter och finansiell rapportering. De flesta företag kommer att kräva att en anställd lämnar en formell begäran om att en kostnad ska betalas utöver att skicka in en faktura eller inköpsorder. Kostnaden betalas sedan med företagskontroll, vilket skapar ett pappersspår för att underbygga transaktionen för revisorer.

Ett företags småkassasystem är utformat för att ge ett förenklat alternativ till den vanliga inköpsprocessen. En mängd pengar hålls tillgänglig och används när en anställd behöver göra ett köp som ligger under en viss tröskel som fastställts av företaget. En typisk användning av små kontanter är att köpa kontorsmaterial som behövs omedelbart och som inte kan vänta i flera dagar eller veckor för att företaget ska få en check.

Det finns ett antal sätt ett företag kan redovisa för små kontanter i sitt bokföringssystem. Det mest populära sättet är att använda ett förskottssystem. Denna typ av småkassa-system kräver att ett företag först avsätter småkassa genom att skriva en check för att ett belopp ska tas ut från företagets bankkonto. Transaktionen skulle registreras i böckerna som en debitering till småkontokontot och en kredit till kontantkontot.

Varje gång en anställd behöver göra ett köp med små kontanter skulle han fylla i en begäran. Pengarna skulle ges över i utbyte mot formuläret. När köpet har gjorts skickar den anställda kvittot för att bifogas blanketten. Småkassafonden består vid denna tidpunkt av de återstående kontanterna och blanketten med kvitton. När som helst kunde en person granska smågodssystemet genom att lägga till kontanter och kvitton för att säkerställa att de motsvarar det ursprungliga beloppet som placerades i fonden.

Förskottssystemet gör det möjligt att fylla på små kontanter genom att överlämna blanketten med kvitton i utbyte mot kontanter som skulle gå tillbaka till fonden. En check skulle skrivas till kontanter som skulle kreditera kontokontot. Den här gången skulle emellertid kvittona ange vilka utgiftskonton som ska debiteras. Exempelvis skulle en vanlig transaktion med små kassasystem debitera kontokostnadskontot vid påfyllning om kontorsmaterial köptes med pengarna.