Hvad er et småkassesystem?
Et småkassesystem er en organisatorisk procedure for at gøre kontanter let tilgængelige for diverse udgifter i stedet for at skrive en check. Det giver medarbejderne mulighed for at have en lille mængde kontanter til rådighed for at foretage køb uden at skulle gennemgå en formel indkøbsanmodningsprocedure. Selvom en tildeling af små kontanter er designet til at gøre den daglige drift lettere, skal pengene stadig bogføres gennem virksomhedens bogføring.
Enhver virksomhed skal have et bogføringssystem for at spore indtægter og udgifter. Denne information giver virksomheden mulighed for at overholde de statslige regler vedrørende skatter og finansiel rapportering. De fleste virksomheder kræver, at en medarbejder indgiver en formel anmodning om, at der betales en udgift ud over at indsende en faktura eller indkøbsordre. Udgiften betales derefter med firmakontrol, hvilket skaber et papirspor til at underbygge transaktionen for revisorer.
Et virksomheds småkassesystem er designet til at give et forenklet alternativ til den almindelige købsproces. Et pengebeløb holdes tilgængeligt og bruges, når en medarbejder skal foretage et køb, der er under en bestemt tærskel, som virksomheden har fastlagt. En typisk brug af små kontanter er at købe kontorartikler, der er nødvendige øjeblikkeligt, og som ikke kan vente i dage eller uger på, at virksomheden skærer en check.
Der er en række måder, et firma kan gøre rede for små kontanter i sit bogføringssystem. Den mest populære måde er at bruge et imprest-system. Denne type småkontant-system kræver, at et firma først afsætter småkontanter ved at skrive en check for, at et beløb, der skal trækkes fra forretningsbankens konto. Transaktionen vil blive registreret i bøgerne som en debitering til småkontokontoen og en kredit til kontantkontoen.
Når en medarbejder skal foretage et køb ved hjælp af små kontanter, udfylder han en anmodningsformular. Pengene ville blive overgivet til gengæld for formularen. Når købet er foretaget, indsender medarbejderen kvitteringen, der skal vedhæftes blanketten. Små kontantfonden består på dette tidspunkt af de resterende kontanter og formularerne med kvitteringer. På ethvert tidspunkt kunne en person revidere petty cash-systemet ved at tilføje kontanter og kvitteringer for at sikre, at de svarer til det oprindelige beløb, der blev placeret i fonden.
Imprest-systemet gør det muligt at udfylde små kontanter ved at udlevere formularerne med kvitteringer i bytte for kontanter, der ville gå tilbage i fonden. Der vil blive skrevet en check til kontanter, der ville kreditere kontantkontoen. Denne gang angiver kvitteringerne dog hvilke udgiftskonti der skal debiteres. For eksempel ville en almindelig småkontant-transaktion debitere kontokostnadskontoen ved påfyldning, hvis kontorartikler blev købt med pengene.