Che cos'è un sistema di cassa piccolo?
Un sistema di cassa di piccole dimensioni è una procedura organizzativa per rendere il denaro immediatamente disponibile per spese varie invece di scrivere un assegno. Consente ai dipendenti di avere una piccola quantità di denaro disponibile per effettuare acquisti senza dover passare attraverso una procedura formale di richiesta di acquisto. Anche se una piccola assegnazione di denaro è progettata per facilitare le operazioni quotidiane, i soldi devono ancora essere contabilizzati attraverso la contabilità dell'azienda.
Ogni azienda deve mantenere un sistema di contabilità per tenere traccia delle entrate e delle spese. Queste informazioni consentono all'azienda di conformarsi alle normative governative in materia di imposte e rendicontazione finanziaria. La maggior parte delle aziende richiederà a un dipendente di presentare una richiesta formale di pagamento di una spesa oltre a presentare una fattura o un ordine di acquisto. La spesa viene quindi pagata tramite assegno aziendale, che crea una traccia cartacea per comprovare la transazione per i revisori.
Il piccolo sistema di cassa di un'azienda è progettato per fornire un'alternativa semplificata al normale processo di acquisto. Una somma di denaro viene mantenuta accessibile e utilizzata quando un dipendente deve effettuare un acquisto inferiore a una determinata soglia stabilita dalla società. Un uso tipico della piccola quantità di denaro è l'acquisto di forniture per ufficio che sono immediatamente necessarie e che non possono attendere giorni o settimane affinché la società tagli un assegno.
Esistono diversi modi in cui un'azienda può contabilizzare piccoli soldi nel suo sistema di contabilità. Il modo più popolare è utilizzare un sistema di anticipi. Questo tipo di piccolo sistema di cassa richiede che una società accantoni dapprima piccola quantità di denaro scrivendo un assegno per prelevare una somma di denaro dal conto bancario commerciale. La transazione verrebbe registrata nei libri come addebito sul conto di cassa piccolo e credito sul conto di cassa.
Ogni volta che un dipendente ha bisogno di effettuare un acquisto utilizzando piccoli contanti, compila un modulo di richiesta. Il denaro verrebbe ceduto in cambio del modulo. Una volta effettuato l'acquisto, il dipendente invia la ricevuta da allegare al modulo. Il piccolo fondo di cassa a questo punto è costituito dalla liquidità rimanente e dai moduli con le ricevute. In qualsiasi momento una persona può controllare il sistema di cassa di piccole dimensioni sommando i contanti e le entrate per assicurarsi che siano uguali all'importo originale di denaro che è stato collocato nel fondo.
Il sistema di anticipi consente di reintegrare la piccola quantità di denaro consegnando i moduli con le ricevute in cambio di denaro che sarebbe rientrato nel fondo. Un assegno verrebbe scritto in contanti per accreditare il conto in contanti. Questa volta, tuttavia, le entrate indicano i conti di spesa da addebitare. Ad esempio, una piccola transazione di sistema di cassa comune addebiterebbe il conto spese ufficio al momento del rifornimento se le forniture per ufficio fossero acquistate con il denaro.