Was ist ein Kleingeldsystem?
Ein Kleingeldsystem ist ein organisatorisches Verfahren, mit dem Bargeld für verschiedene Ausgaben leicht verfügbar gemacht werden kann, anstatt einen Scheck auszustellen. Es ermöglicht den Mitarbeitern, einen kleinen Betrag an Bargeld zur Verfügung zu haben, um Einkäufe zu tätigen, ohne ein förmliches Kaufanforderungsverfahren durchlaufen zu müssen. Auch wenn eine Kleingeldkontingentierung den täglichen Betrieb erleichtern soll, muss das Geld dennoch über die Buchhaltung des Unternehmens abgerechnet werden.
Jedes Unternehmen muss ein Buchhaltungssystem unterhalten, um Einnahmen und Ausgaben zu verfolgen. Mit diesen Informationen kann das Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften in Bezug auf Steuern und Finanzberichterstattung einhalten. In den meisten Unternehmen muss ein Mitarbeiter zusätzlich zur Übermittlung einer Rechnung oder Bestellung einen formellen Antrag auf Zahlung einer Ausgabe stellen. Die Kosten werden dann durch einen Firmenscheck bezahlt, der einen Papierpfad erstellt, um die Transaktion für die Wirtschaftsprüfer zu belegen.
Das Kassensystem eines Unternehmens soll eine vereinfachte Alternative zum normalen Kaufprozess darstellen. Ein Geldbetrag wird verfügbar gehalten und verwendet, wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf tätigen muss, der unter einem bestimmten, vom Unternehmen festgelegten Schwellenwert liegt. Eine typische Verwendung von Kleingeld ist der Kauf von Büromaterial, das sofort benötigt wird und das nicht tagelang oder wochenlang warten kann, bis das Unternehmen einen Scheck ausstellt.
Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, wie ein Unternehmen das Bargeld in seinem Buchhaltungssystem ausweisen kann. Die beliebteste Methode ist die Verwendung eines Zahlsystems. Diese Art von Kleingeldsystem erfordert, dass ein Unternehmen zuerst Kleingeld beiseite legt, indem es einen Scheck ausstellt, damit ein Geldbetrag von dem Geschäftsbankkonto abgebucht werden kann. Die Transaktion würde in den Büchern als Lastschrift auf dem Kleinkassenkonto und als Gutschrift auf dem Geldkonto verbucht.
Immer wenn ein Mitarbeiter einen Einkauf mit Portokasse tätigen muss, füllt er ein Anfrageformular aus. Das Geld würde im Austausch für die Form übergeben werden. Sobald der Kauf getätigt wurde, sendet der Mitarbeiter die Quittung, die dem Formular beigefügt werden soll. Der Portokassenfonds besteht zu diesem Zeitpunkt aus dem verbleibenden Bargeld und den Formularen mit Quittungen. Zu jeder Zeit kann eine Person das Kleingeldsystem prüfen, indem sie das Bargeld und die Einnahmen addiert, um sicherzustellen, dass sie dem ursprünglichen Geldbetrag entsprechen, der in den Fonds eingezahlt wurde.
Das Zahlstellensystem ermöglicht die Auffüllung von Kleingeld durch Übergabe der Formulare mit Quittungen gegen Bargeld, das in den Fonds zurückfließen würde. Ein Scheck wird in bar ausgestellt, der dem Geldkonto gutgeschrieben wird. Diesmal wird jedoch in den Belegen angegeben, welche Ausgabenkonten belastet werden sollen. Zum Beispiel würde eine übliche Geldtransaktion das Bürokostenkonto bei Auffüllung belasten, wenn Büromaterial mit dem Geld gekauft würde.