¿Qué es un libro de compras?
Un libro de compras es un registro mantenido por una empresa con fines contables de todos los pagos realizados y el dinero que actualmente se debe a los acreedores. El propósito de esto es mantener registros precisos y estar al tanto de cuánto dinero se debe en un momento dado. En el pasado, los libros de compras se guardaban a mano, pero ahora la mayoría de las grandes empresas usan libros de contabilidad computarizados para mantener sus registros. Es común que un libro de compras contenga cuentas individuales para cada proveedor comercial junto con el saldo adeudado a cada uno.
Manejar un negocio exitoso requiere un registro diligente, ya que los pagos y recibos de pagos se realizan a un ritmo a menudo frenético todos los días. Un negocio que pierde el rastro de las idas y venidas de estos fondos corre el riesgo de quedarse corto cuando llega el momento de satisfacer sus deudas. Por esta razón, se mantiene un libro de compras con la intención específica de realizar un seguimiento tanto de los pagos realizados como del dinero adeudado a aquellos que proporcionan a la empresa bienes y servicios.
Las empresas suelen entablar una relación con los proveedores en función del crédito, lo que significa que ningún pago cambia realmente de manos en el momento de la compra, pero el dinero se debe a los proveedores que se pagarán en una fecha posterior. Saber cuánto dinero se le debe a cada proveedor es una necesidad, y un libro de compras resuelve este problema. Generalmente, cada proveedor individual está representado en un libro mayor por su propia cuenta, que registra las compras realizadas, los pagos que la empresa ha realizado por estas compras y el saldo pendiente adeudado al proveedor.
Es aconsejable que las empresas actualicen su libro de compras de manera regular para vigilar de cerca cuánto dinero se debe a los acreedores. Además, es necesario un sistema de mantenimiento de registros que sea fácil de seguir para que la confusión no resulte en pagar demasiado o incluso demasiado a los proveedores en un momento determinado. Esto se puede lograr numerando cada compra y pago para que sean fáciles de localizar e identificar.
Todo este mantenimiento de registros se ha hecho mucho más fácil para las empresas con los avances realizados en tecnología informática. El software está fácilmente disponible que esencialmente actúa como un libro de compras digital, con pagos y compras registrados con solo unas pocas teclas. Incluso si una empresa ha informatizado sus registros de pagos y compras, debe asegurarse de ser diligente al actualizar las entradas para evitar que sus registros estén desactualizados.