Hvad er en købs hovedbok?
En købs hovedbok er en rekord, der opbevares af en virksomhed til regnskabsmæssige formål for alle foretagne betalinger, og penge, der i øjeblikket skyldes kreditorer. Formålet med dette er at føre nøjagtige poster og være opmærksom på, hvor mange penge der skyldes på et givet tidspunkt. Tidligere blev købs hovedbøger opbevaret for hånd, men nu bruger de fleste store virksomheder edb -hovedbøger til at holde deres poster op. Det er almindeligt, at en købsledger skal indeholde individuelle konti for hver virksomhedsleverandør sammen med den balance, der skyldes hver.
At drive en succesrig virksomhed kræver flittig registrering, da betalinger og betalingskvitteringer finder sted i et ofte hektisk tempo hver dag. En virksomhed, der mister oversigt over, at disse penge kommer og går, risikerer at komme op, når det er tid til at tilfredsstille sin gæld. Af denne grund opbevares en købs hovedbok med den specifikke intention om at holde styr på både de foretagne betalinger og de penge, der skyldes dem, der giver virksomheden varer og serviCes.
Virksomheder indgår normalt et forhold til leverandører baseret på kredit, hvilket betyder, at ingen betaling faktisk skifter hænder på tidspunktet for et køb, men pengene skyldes, at de leverandører skal betales på et senere tidspunkt. At vide, hvor mange penge der skyldes hver leverandør, er en nødvendighed, og en købs hovedbog løser dette problem. Hver enkelt leverandør er normalt repræsenteret i en hovedbok af sin egen konto, der registrerer de købte køb, eventuelle betalinger, som virksomheden har foretaget for disse køb, og den udestående saldo, der skyldes leverandøren.
Det er klogt for virksomheder at opdatere deres købs hovedbok på regelmæssig måde for at holde tæt på, hvor mange penge der skyldes kreditorer. Derudover er et system til opbevaring af, at det er let at følge, nødvendigt, så forvirring ikke resulterer i at udbetale for lidt eller endda for meget til leverandører på et bestemt tidspunkt. Dette kan være opnåetredigeret ved at nummerere hvert køb og betaling, så de er lette at finde og identificere.
Al denne rekordopbevaring er blevet gjort meget lettere for virksomheder med de fremskridt, der er gjort inden for computerteknologi. Software er let tilgængelig, der i det væsentlige fungerer som en digital købs hovedbok, med betalinger og køb registreret med kun et par enkle tastetryk. Selv hvis en virksomhed har computeriseret sine registreringer af betalinger og køb, skal den stadig sørge for at være flittig med at opdatere posterne for at forhindre, at dens poster bliver dateret.