Hvad er en købsbog?
En købsbok er en fortegnelse, der føres af en virksomhed til regnskabsmæssige formål af alle betalinger og penge, der i øjeblikket skyldes kreditorer. Formålet med dette er at føre nøjagtige poster og være opmærksom på, hvor mange penge der skyldes på et givet tidspunkt. Tidligere blev købsbøger opbevaret i hånden, men nu bruger de fleste store virksomheder edb-hovedbøger til at føre deres poster. Det er almindeligt, at en købsbogholder indeholder individuelle konti for hver forretningsleverandør sammen med den skyldige saldo til hver enkelt.
At drive en succesrig virksomhed kræver omhyggelig journalføring, da betalinger og betalingsindtægter finder sted i et ofte hektisk tempo hver dag. En virksomhed, der mister oversigten over disse penges forløb og rejser risikerer at komme kort, når det er tid til at opfylde sine gæld. Af denne grund opbevares en købsbog med den specifikke hensigt at holde styr på både de foretagne betalinger og de penge, der skyldes dem, der giver virksomheden varer og tjenester.
Virksomheder indgår normalt et forhold med leverandører baseret på kredit, hvilket betyder, at ingen betaling faktisk skifter hænder på købstidspunktet, men pengene skyldes leverandørerne, der skal betales på et senere tidspunkt. At vide, hvor mange penge der skyldes hver leverandør, er en nødvendighed, og en købsbog løser dette problem. Hver enkelt leverandør er normalt repræsenteret i en hovedbok på hans eller hendes egen konto, der registrerer de foretagne køb, eventuelle betalinger, som virksomheden har foretaget for disse køb, og den udestående saldo, der skyldes leverandøren.
Det er klogt for virksomheder at regelmæssigt opdatere deres købsbog for at holde øje med, hvor mange penge der skyldes kreditorer. Derudover er et system til registrering, der er let at følge, nødvendigt, så forvirring ikke resulterer i at udbetale for lidt eller endda for meget til leverandører på et bestemt tidspunkt. Dette kan opnås ved at nummerere hvert køb og betaling, så de er lette at finde og identificere.
Al denne journalføring er blevet gjort meget lettere for virksomheder med de fremskridt, der er gjort inden for computerteknologi. Software er let tilgængelig, der i det væsentlige fungerer som en digital indkøbsbok, med betalinger og køb registreret med blot et par enkle tastetryk. Selv hvis en virksomhed har edb-registreret sine poster over betalinger og køb, skal den stadig sørge for at være omhyggelig med at opdatere posterne for at holde sine poster i at blive dateret.