Co to jest księga zakupu?
Księga zakupu to rekord prowadzony przez firmę do celów księgowych wszystkich dokonanych płatności i pieniędzy obecnie należnych wierzycielom. Celem tego jest prowadzenie dokładnych zapisów i pamięć o tym, ile pieniędzy jest należne w danym momencie. W przeszłości księgi zakupowe były przechowywane ręcznie, ale teraz większość dużych firm korzysta ze skomputeryzowanych księgi, aby utrzymać swoje rekordy. Księga zakupu często zawiera poszczególne konta dla każdego dostawcy biznesowego wraz z bilansem należnym każdemu.
Prowadzenie udanego biznesu wymaga starannego prowadzenia rejestrów, ponieważ płatności i rachunki płatności odbywają się w często szalonym tempie każdego dnia. Firma, która traci śledzenie przyjęć i wydarzeń tych środków pieniężnych, naraża się na ryzyko, że nadejdzie czas, aby zaspokoić swoje długi. Z tego powodu księga zakupowa jest przechowywana w szczególnym zamiarze śledzenia zarówno płatności, jak i pieniędzy należnych tym, którzy zapewniają firmie towary i serviCes.
Firmy zwykle wchodzą w relacje z dostawcami na podstawie kredytu, co oznacza, że żadna płatność faktycznie zmienia ręce w momencie zakupu, ale pieniądze są należne dostawcom, które zostaną wypłacone w późniejszym terminie. Konieczna jest wiedza o tym, ile pieniędzy jest winna każdemu dostawcy, a księga zakupowa rozwiązuje ten problem. Każdy indywidualny dostawca jest zwykle reprezentowany w księdze własnego konta, który rejestruje dokonane zakupy, wszelkie płatności, jakie firma dokonała za te zakupy, oraz zaległe saldo należne dostawcy.
Rozsądnie jest, aby firmy aktualizują księgę zakupów w regularny sposób, aby uważnie obserwować, ile pieniędzy jest należne wierzycielom. Ponadto konieczny jest system do przechowywania rekordów, który jest łatwy do naśladowania, aby zamieszanie nie powodowało wypłacenia zbyt mało, a nawet zbyt dużej dla dostawców w określonym czasie. To może być osiągnięcieed przez numerowanie każdego zakupu i płatności, aby łatwo było zlokalizować i zidentyfikować.
Wszystkie te rekordy były znacznie łatwiejsze dla firm dzięki postępom w technologii komputerowej. Oprogramowanie jest łatwo dostępne, które zasadniczo działa jako cyfrowa księga zakupu, z płatnościami i zakupami zarejestrowanymi z zaledwie kilkoma prostymi klawiszy naciśnięcia klawiszy. Nawet jeśli firma skomputeryzowała swoje zapisy dotyczące płatności i zakupów, nadal musi być sumiennie w aktualizacji wpisów, aby zapisy były datowane na datę.