Co to jest Księga zakupów?

Księga zakupów to rejestr prowadzony przez firmę do celów księgowych wszystkich dokonanych płatności i pieniędzy należnych obecnie wierzycielom. Ma to na celu prowadzenie dokładnych rejestrów i uświadomienie, ile pieniędzy należy w danym momencie. W przeszłości księgi zakupów były prowadzone ręcznie, ale teraz większość dużych firm korzysta z komputerowych ksiąg rachunkowych w celu prowadzenia dokumentacji. Księga zakupów zawiera zwykle indywidualne konta dla każdego dostawcy biznesowego wraz z należnym saldem.

Prowadzenie udanego biznesu wymaga starannego prowadzenia dokumentacji, ponieważ płatności i pokwitowania płatności odbywają się często w szalonym tempie każdego dnia. Firma, która traci kontrolę nad nadchodzącymi i nadchodzącymi pieniędzmi, naraża się na ryzyko niedociągnięcia, gdy przyjdzie czas na zaspokojenie swoich długów. Z tego powodu prowadzona jest księga zakupów z konkretnym zamiarem śledzenia zarówno dokonanych płatności, jak i pieniędzy należnych tym, którzy dostarczają firmie towary i usługi.

Firmy zwykle nawiązują relacje z dostawcami w oparciu o kredyt, co oznacza, że ​​żadna płatność nie zmienia rąk w momencie zakupu, ale pieniądze należy się dostawcom, którzy zostaną spłaceni w późniejszym terminie. Znajomość kwoty należnej każdemu dostawcy jest koniecznością, a księga zakupów rozwiązuje ten problem. Każdy indywidualny dostawca jest zwykle reprezentowany w księdze przez swoje własne konto, które rejestruje dokonane zakupy, wszelkie płatności dokonane przez firmę za te zakupy oraz zaległe saldo należne dostawcy.

Rozsądnie jest, aby firmy regularnie aktualizowały swoją księgę zakupów, aby uważnie obserwować, ile pieniędzy należy się wierzycielom. Ponadto niezbędny jest łatwy do naśladowania system prowadzenia dokumentacji, aby zamieszanie nie skutkowało płaceniem dostawcy za mało lub nawet za dużo w określonym czasie. Można to osiągnąć, numerując każdy zakup i płatność, aby można je było łatwo zlokalizować i zidentyfikować.

Cała ta ewidencja została znacznie ułatwiona dla firm dzięki postępom w technologii komputerowej. Oprogramowanie jest łatwo dostępne, które zasadniczo działa jako cyfrowa księga zakupów, a płatności i zakupy są rejestrowane za pomocą kilku prostych naciśnięć klawiszy. Nawet jeśli firma skomputeryzowała swoje zapisy dotyczące płatności i zakupów, musi nadal starać się aktualizować wpisy, aby zapobiec ich datowaniu.