Co je kniha nákupu?

Nákupní kniha je záznam vedený podnikem pro účely účetnictví o všech provedených platbách a penězích, které jsou v současné době dluženy věřitelům. Účelem je vést přesné záznamy a být si vědom toho, kolik peněz je dluženo v daném okamžiku. V minulosti byly nákupní knihy drženy ručně, ale nyní většina velkých podniků používá počítačové knihy k vedení svých záznamů. Je běžné, že nákupní kniha obsahuje individuální účty pro každého obchodního dodavatele spolu se zůstatkem každého z nich.

Spuštění úspěšného podnikání vyžaduje důsledné vedení záznamů, protože platby a příjmy z plateb probíhají každý den zběsilým tempem. Podnik, který ztratí přehled o příchodech a odchodech těchto peněz, riskuje, že dojde krátce, když přijde čas na uspokojení jeho dluhů. Z tohoto důvodu je vedena nákupní kniha se zvláštním úmyslem sledovat jak provedené platby, tak peníze, které dluží těm, kteří podniku poskytují zboží a služby.

Podniky obvykle uzavírají vztahy s dodavateli na základě úvěru, což znamená, že žádná platba ve skutečnosti nemění ruce v okamžiku nákupu, ale peníze jsou dluženy dodavatelům k zaplacení později. Vědět, kolik peněz dluží každému dodavateli, je nutností a nákupní kniha tento problém řeší. Každý jednotlivý dodavatel je obvykle zastoupen v účetní knize svým vlastním účtem, který zaznamenává provedené nákupy, veškeré platby, které podnik za tyto nákupy provedl, a zůstatek dlužný dodavateli.

Je moudré, aby podniky pravidelně aktualizovaly své nákupní knihy, aby pečlivě sledovaly, kolik peněz věřitelům dluží. Kromě toho je nezbytný systém pro vedení záznamů, který je snadno sledovatelný, aby nedocházelo k záměně, která by v určitém okamžiku vyplacila dodavatelům příliš málo nebo dokonce příliš mnoho. Toho lze dosáhnout očíslováním každého nákupu a platby, takže je lze snadno najít a identifikovat.

Celé toto vedení záznamů bylo podnikům mnohem snazší díky pokrokům v počítačové technologii. Software je snadno dostupný, který v podstatě funguje jako digitální nákupní kniha, s platbami a nákupy zaznamenávanými pomocí několika jednoduchých úhozů. I když firma automatizovala své záznamy o platbách a nákupech pomocí počítače, musí se stále ujistit, že bude usilovat o aktualizaci položek, aby se jejich záznamy nestaly datem.