Was ist ein Einkaufsbuch?

Ein Einkaufsbuch ist eine Aufzeichnung, die von einem Unternehmen zu Buchhaltungszwecken über alle geleisteten Zahlungen und Geldbeträge geführt wird, die derzeit den Gläubigern geschuldet werden. Ziel ist es, genaue Aufzeichnungen zu führen und sich darüber im Klaren zu sein, wie viel Geld zu einem bestimmten Zeitpunkt geschuldet ist. In der Vergangenheit wurden Einkaufsbücher von Hand geführt, aber heute verwenden die meisten großen Unternehmen computergestützte Bücher, um ihre Aufzeichnungen zu führen. Es ist üblich, dass ein Einkaufsbuch einzelne Konten für jeden Geschäftslieferanten sowie den jeweils geschuldeten Saldo enthält.

Ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, erfordert sorgfältige Aufzeichnungen, da Zahlungen und Zahlungseingänge jeden Tag in einem hektischen Tempo erfolgen. Ein Unternehmen, das den Überblick über das Kommen und Gehen dieser Gelder verliert, läuft Gefahr, zu kurz zu kommen, wenn es darum geht, seine Schulden zu begleichen. Aus diesem Grund wird ein Einkaufsbuch geführt, in dem sowohl die geleisteten Zahlungen als auch das Geld, das denjenigen geschuldet wird, die das Geschäft mit Waren und Dienstleistungen versorgen, im Auge behalten werden.

Unternehmen gehen in der Regel eine kreditbasierte Beziehung mit Lieferanten ein, was bedeutet, dass zum Zeitpunkt des Kaufs keine Zahlung tatsächlich den Besitzer wechselt, sondern dass das Geld den Lieferanten geschuldet wird, zu einem späteren Zeitpunkt bezahlt zu werden. Zu wissen, wie viel Geld jedem Lieferanten geschuldet wird, ist eine Notwendigkeit, und ein Einkaufsbuch löst dieses Problem. Jeder einzelne Lieferant wird in der Regel durch sein eigenes Konto in einem Hauptbuch vertreten, in dem die getätigten Einkäufe, die Zahlungen, die das Unternehmen für diese Einkäufe geleistet hat, und der dem Lieferanten ausstehende Saldo aufgeführt sind.

Für Unternehmen ist es ratsam, ihr Einkaufsbuch regelmäßig zu aktualisieren, um zu überwachen, wie viel Geld den Gläubigern geschuldet wird. Darüber hinaus ist ein System zur Aufzeichnung erforderlich, das leicht zu befolgen ist, damit durch Verwirrung nicht zu wenig oder gar zu viel an die Lieferanten zu einem bestimmten Zeitpunkt ausgezahlt wird. Dies kann erreicht werden, indem jeder Kauf und jede Zahlung nummeriert wird, damit sie leicht zu finden und zu identifizieren sind.

All diese Aufzeichnungen wurden mit den Fortschritten in der Computertechnologie für Unternehmen erheblich vereinfacht. Es ist eine Software verfügbar, die im Wesentlichen als digitales Einkaufsbuch fungiert und Zahlungen und Einkäufe mit nur wenigen einfachen Tastendrücken erfasst. Selbst wenn ein Unternehmen seine Aufzeichnungen über Zahlungen und Einkäufe computerisiert hat, muss es dennoch darauf achten, die Einträge sorgfältig zu aktualisieren, damit die Aufzeichnungen nicht veraltet sind.