Qu'est-ce qu'un grand livre d'achat?
Un grand livre d'achat est un registre tenu par une entreprise à des fins comptables de tous les paiements effectués et des sommes dues aux créanciers. Le but de cela est de garder des registres précis et de savoir combien d’argent est dû à un moment donné. Auparavant, les grands livres d'achat étaient conservés à la main, mais la plupart des grandes entreprises utilisent maintenant des grands livres informatisés pour conserver leurs archives. Il est courant qu'un journal des achats contienne des comptes individuels pour chaque fournisseur, ainsi que le solde dû à chacun.
L'exploitation d'une entreprise prospère nécessite la tenue de dossiers diligents, car les paiements et les encaissements se font à un rythme effréné chaque jour. Une entreprise qui perd la trace des allers et retours de ces sommes risque de manquer de temps au moment de faire face à ses dettes. Pour cette raison, un grand livre d’achats est tenu avec l’intention spécifique de suivre à la fois les paiements effectués et les sommes dues à ceux qui fournissent des biens et des services à l’entreprise.
Les entreprises établissent généralement une relation de crédit avec les fournisseurs, ce qui signifie qu'aucun paiement ne change de mains au moment de l'achat, mais que l'argent est dû aux fournisseurs et doit être payé à une date ultérieure. Savoir combien d’argent est dû à chaque fournisseur est une nécessité, et un grand livre d’achats résout ce problème. Chaque fournisseur individuel est généralement représenté dans un grand livre par son propre compte, qui enregistre les achats effectués, tous les paiements effectués par l'entreprise pour ces achats, ainsi que le solde dû au fournisseur.
Il est sage que les entreprises mettent régulièrement à jour leur grand livre d’achats afin de surveiller de près le montant dû aux créanciers. De plus, un système de tenue de registres facile à suivre est nécessaire pour éviter toute confusion et ne pas débourser trop, voire trop, pour les fournisseurs à un moment donné. Pour ce faire, numérotez chaque achat et chaque paiement afin de faciliter leur localisation et leur identification.
Toute cette tenue de dossiers a été grandement facilitée pour les entreprises grâce aux progrès de la technologie informatique. Le logiciel est facilement disponible et agit essentiellement comme un registre d’achat numérique, les paiements et les achats étant enregistrés en quelques clics. Même si une entreprise a informatisé ses enregistrements de paiements et d’achats, elle doit tout de même faire preuve de diligence lors de la mise à jour des entrées pour éviter que ses enregistrements ne soient obsolètes.