Wat is een inkoopboek?
Een inkoopboek is een door een onderneming bijgehouden boekhouding van alle betalingen en geld dat momenteel aan crediteuren is verschuldigd. Het doel hiervan is om nauwkeurige registers bij te houden en te weten hoeveel geld er op enig moment verschuldigd is. In het verleden werden inkoopgrootboeken handmatig bijgehouden, maar nu gebruiken de meeste grote bedrijven geautomatiseerde grootboeken om hun administratie bij te houden. Het is gebruikelijk dat een inkoopboek grootboekrekeningen bevat voor elke zakelijke leverancier, samen met het saldo dat aan elke leverancier verschuldigd is.
Het runnen van een succesvol bedrijf vereist een zorgvuldige administratie, aangezien betalingen en ontvangsten van betalingen elke dag in een vaak hectisch tempo plaatsvinden. Een bedrijf dat het reilen en zeilen van deze gelden uit het oog verliest, loopt het risico tekort te schieten wanneer het tijd is om aan zijn schulden te voldoen. Om deze reden wordt een inkoopboekhouding bijgehouden met de specifieke bedoeling om zowel de betalingen als het geld bij te houden aan degenen die het bedrijf goederen en diensten leveren.
Bedrijven gaan meestal een relatie aan met leveranciers op basis van krediet, wat betekent dat geen betaling daadwerkelijk van eigenaar verandert op het moment van een aankoop, maar het geld is verschuldigd aan de leveranciers om op een later tijdstip te worden betaald. Weten hoeveel geld elke leverancier verschuldigd is, is een noodzaak en een inkoopboek lost dit probleem op. Elke individuele leverancier wordt meestal in een grootboek vertegenwoordigd door zijn of haar eigen account, die de gemaakte aankopen registreert, alle betalingen die het bedrijf voor deze aankopen heeft gedaan en het uitstaande saldo aan de leverancier.
Het is verstandig voor bedrijven om hun inkoopboek regelmatig bij te werken om nauwlettend in de gaten te houden hoeveel geld aan crediteuren verschuldigd is. Bovendien is een eenvoudig te volgen systeem voor registratie nodig, zodat verwarring niet op een bepaald moment te weinig of zelfs te veel aan leveranciers oplevert. Dit kan worden bereikt door elke aankoop en betaling te nummeren zodat ze gemakkelijk te vinden en te identificeren zijn.
Al dit bijhouden van gegevens is veel gemakkelijker gemaakt voor bedrijven met de vooruitgang in computertechnologie. Software is direct beschikbaar die in wezen fungeert als een digitaal inkoopboek, waarbij betalingen en aankopen worden geregistreerd met slechts een paar eenvoudige toetsaanslagen. Zelfs als een bedrijf zijn administratie van betalingen en aankopen heeft geautomatiseerd, moet het er nog steeds voor zorgen dat hij de gegevens bijwerkt om te voorkomen dat zijn gegevens verouderd raken.