Hva er en innkjøpsbok?

En kjøpsbok er en post som føres av en virksomhet for regnskapsmessige formål av alle betalinger og penger som for øyeblikket skyldes kreditorer. Hensikten med dette er å føre nøyaktige poster og være klar over hvor mye penger som er gjeldende til enhver tid. I det siste ble kjøpsbøker holdt for hånd, men nå bruker de fleste store bedrifter datastyrte reskontro for å holde oppføringene. Det er vanlig at en kjøpshovedbok inneholder individuelle kontoer for hver forretningsleverandør sammen med saldoen som skyldes hver.

Å drive en vellykket virksomhet krever nøye journalføring, da utbetalinger og mottak av betaling skjer i ofte hektisk tempo hver dag. En virksomhet som mister oversikten over disse pengene kommer og går, risikerer å komme kort når det er på tide å tilfredsstille gjelden. Av denne grunn holdes en kjøpsbok med den spesifikke hensikten å følge med på både betalte betalinger og pengene som skyldes dem som gir virksomheten varer og tjenester.

Virksomheter inngår vanligvis et forhold med leverandører basert på kreditt, noe som betyr at ingen betaling faktisk skifter hender på kjøpstidspunktet, men pengene skyldes leverandørene som skal betales på et senere tidspunkt. Å vite hvor mye penger som skyldes hver leverandør er en nødvendighet, og en kjøp-hovedbok løser dette problemet. Hver enkelt leverandør er vanligvis representert i en hovedbok av sin egen konto, som registrerer kjøpene som er foretatt, eventuelle betalinger virksomheten har foretatt for disse kjøpene, og den utestående saldoen som skyldes leverandøren.

Det er lurt av virksomheter å oppdatere kjøpsboken på regelmessig måte for å følge nøye med hvor mye penger som skyldes kreditorer. I tillegg er et system for journalføring som er lett å følge, nødvendig, slik at forvirring ikke resulterer i å betale ut for lite eller til og med for mye til leverandører på et bestemt tidspunkt. Dette kan oppnås ved å nummerere hvert kjøp og betaling slik at de er enkle å finne og identifisere.

All denne journalføringen har blitt gjort mye enklere for bedrifter med fremskrittene gjort innen datateknologi. Programvare er lett tilgjengelig som egentlig fungerer som en digital kjøpsbok, med betalinger og kjøp registrert med bare noen få enkle tastetrykk. Selv om en virksomhet har datastyret sine registreringer av betalinger og kjøp, må den fortsatt sørge for å være flittig med å oppdatere oppføringene for å holde postene fra å bli datert.