Vad är en köpbok?

En köpbok är en post som hålls av ett företag för redovisningsändamål för alla betalningar som gjorts och pengar som för närvarande är skyldiga till borgenärer. Syftet med detta är att hålla exakta register och vara medveten om hur mycket pengar som är skyldiga vid en viss tidpunkt. Tidigare hölls köpbokar för hand, men nu använder de flesta stora företag datoriserade bokar för att hålla upp sina poster. Det är vanligt att en köpbok innehåller enskilda konton för varje företagsleverantör tillsammans med saldot som är skyldiga var och en.

som driver ett framgångsrikt företag kräver flitig rekordhållning, eftersom betalningar och betalningsmottagningar sker i en ofta hektisk takt varje dag. Ett företag som tappar spår av dessa pengarnas uppkomster och går riskerar att komma kort när det är dags att tillfredsställa sina skulder. Av denna anledning hålls en köpbok med den specifika avsikten att hålla reda på både de betalningar som gjorts och de pengar som är skyldiga de som ger verksamheten varor och services.

Företag ingår vanligtvis en relation med leverantörer baserat på kredit, vilket innebär att ingen betalning faktiskt ändrar hand vid ett köp, men pengarna är skyldiga till leverantörerna som ska betalas vid ett senare tillfälle. Att veta hur mycket pengar som är skyldiga till varje leverantör är en nödvändighet, och en köpbok löser detta problem. Varje enskild leverantör representeras vanligtvis i en bok av sitt eget konto, som registrerar de inköp som gjorts, alla betalningar som verksamheten har gjort för dessa inköp och den utestående saldo som är skyldig leverantören.

Det är klokt för företag att uppdatera sin köpbok på regelbundet sätt för att hålla noga med hur mycket pengar som är skyldiga till borgenärer. Dessutom är ett system för registerhållning som är lätt att följa så att förvirring inte resulterar i att betala ut för lite eller till och med för mycket för leverantörer vid en viss tidpunkt. Detta kan uppnåsed genom att numrera varje köp och betalning så att de är enkla att hitta och identifiera.

All denna journalföring har gjorts mycket enklare för företag med framstegen inom datateknik. Programvara är lätt tillgänglig som i huvudsak fungerar som en digital köpbok, med betalningar och köp registrerade med bara några enkla tangenttryckningar. Även om ett företag har datoriserat sina register över betalningar och inköp måste det fortfarande se till att vara flitig när det gäller att uppdatera posterna för att förhindra att dess register blir daterade.