Vad är en köpbok?
En köpbok är ett register som bokförs av ett företag för redovisningsändamål av alla betalningar och pengar som för närvarande är skyldiga till borgenärer. Syftet med detta är att hålla exakta register och vara medveten om hur mycket pengar som är skyldig vid en given tidpunkt. Tidigare hölls köpböcker för hand, men nu använder de flesta stora företag datoriserade bokar för att hålla sina poster. Det är vanligt att en köpbok innehåller enskilda konton för varje affärsleverantör tillsammans med det återstående skulden.
Att driva ett framgångsrikt företag kräver en noggrann journalföring, eftersom betalningar och betalningsintyg sker i ofta upprörd takt varje dag. Ett företag som tappar reda på hur dessa pengar börjar och går riskerar att komma kort när det är dags att uppfylla sina skulder. Av detta skäl hålls en köpbok med den specifika avsikten att hålla reda på både de betalningar som gjorts och de pengar som är skyldiga dem som förser verksamheten med varor och tjänster.
Företag ingår vanligtvis en relation med leverantörer baserat på kredit, vilket innebär att ingen betalning faktiskt byter händer vid köpstillfället, men pengarna är skyldiga till leverantörerna som ska betalas vid ett senare tillfälle. Att veta hur mycket pengar som är skyldig till varje leverantör är en nödvändighet, och en köpbok löser detta problem. Varje enskild leverantör representeras vanligtvis i en huvudbok av sitt eget konto, som registrerar de inköp som gjorts, alla betalningar som företaget har gjort för dessa inköp och den utestående saldot som är skyldig leverantören.
Det är klokt för företag att regelbundet uppdatera sin köpbok för att hålla noga med hur mycket pengar som är skyldiga till borgenärer. Dessutom är ett system för registrering som är lätt att följa nödvändigt så att förvirring inte resulterar i att utbetala för lite eller till och med för mycket till leverantörerna vid en viss tidpunkt. Detta kan uppnås genom att numera varje köp och betalning så att de är lätta att hitta och identifiera.
Allt detta register har gjort mycket lättare för företag med de framsteg som gjorts inom datateknik. Programvara är lättillgänglig som i huvudsak fungerar som en digital inköpsbok, med betalningar och köp inspelade med bara några enkla tangenttryckningar. Även om ett företag har datoriserat sina register över betalningar och inköp, måste det fortfarande se till att vara noga med att uppdatera posterna för att behålla sina poster från att bli daterade.