¿Qué es un reembolso de vehículo?
Un reembolso de vehículo se refiere a un conductor individual que recibe un reembolso por el costo de conducir un vehículo personal mientras realiza negocios en nombre de una empresa o agencia gubernamental. El reembolso generalmente se calcula de acuerdo con la cantidad de millas que un empleado o agente maneja hacia y desde ubicaciones de trabajo específicas con el fin de reunirse con clientes, facilitando programas especiales o cualquier otra cantidad de tareas relacionadas con el trabajo. Cada vez que se pone a disposición un programa de reembolso de vehículos para ayudar a los empleados con los gastos relacionados con el viaje, se comprende la cantidad exacta ofrecida por milla recorrida antes de realizar un viaje.
Para recibir un reembolso del vehículo por millaje conducido, se requiere que los empleados documenten las lecturas iniciales de millaje y las lecturas de punto final para que el millaje utilizado durante el curso del trabajo se calcule con precisión. Después de enviar los montos de millas utilizando los formularios de informe apropiados, a los empleados generalmente se les entrega un cheque por separado por el millaje utilizado o se puede incluir un reembolso por el millaje en el cheque de pago futuro de un empleado. Los montos por milla generalmente también se establecen de acuerdo con los cálculos federales de reembolso de millas.
Un plan de reembolso de vehículos ayuda a compensar el costo de combustible y mantenimiento para los empleados que deben conducir sus propios vehículos durante el transcurso del trabajo. Esto es particularmente útil para los empleados que pasan una gran cantidad de tiempo conduciendo a múltiples sitios de trabajo o realizando otras tareas de campo en nombre de una empresa o agencia gubernamental. Los montos ofrecidos para el reembolso pueden variar de una compañía a otra, pero dentro de una organización, a cada empleado generalmente se le reembolsa a la misma tasa que otros dentro de la compañía por el millaje conducido en un vehículo personal.
El reembolso de vehículos no solo se ofrece para viajes en automóvil, sino que muchas agencias también reembolsan a los empleados por el uso de otros vehículos personales. Algunos de estos vehículos incluyen aviones o motocicletas. Sin embargo, se debe otorgar un permiso especial para usar otros vehículos personales antes de su uso, si se espera el reembolso del vehículo.
En algunos casos, otra agencia además de un empleador directo puede ofrecer otro tipo de reembolso del vehículo. En los Estados Unidos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) ha calculado tarifas especiales para las personas que usan un vehículo privado para fines comerciales, así como para mudarse para hacer negocios. Las tarifas también están disponibles para personas que usan vehículos personales con fines benéficos o médicos seleccionados. La cantidad de cada una de estas tarifas es diferente, pero cada una se calcula de acuerdo con la investigación más reciente que refleja los costos de transporte. Una vez que un individuo calcula el millaje total utilizado para estas actividades, el IRS permite que el total sea reclamado como deducible al informar los impuestos personales.