Wat is een voertuigvergoeding?

Een voertuigvergoeding verwijst naar een individuele bestuurder die wordt vergoed voor het besturen van een persoonlijk voertuig terwijl hij zaken doet namens een bedrijf of overheidsinstantie. Vergoeding wordt doorgaans berekend op basis van het aantal kilometers dat een medewerker of agent van en naar specifieke werklocaties rijdt om klanten te ontmoeten, speciale programma's of een willekeurig aantal andere werkgerelateerde taken mogelijk te maken. Telkens wanneer een voertuigvergoedingsprogramma beschikbaar wordt gesteld om werknemers te helpen met reisgerelateerde kosten, wordt het exacte bedrag per gereden mijl begrepen voordat een reis wordt gemaakt.

Om een ​​voertuigvergoeding voor gereden kilometers te ontvangen, moeten werknemers de startende kilometerstanden en eindpuntmetingen documenteren zodat de kilometerstand die tijdens het werk wordt gebruikt, nauwkeurig wordt berekend. Na het indienen van kilometerbedragen met behulp van de juiste rapportageformulieren, krijgen werknemers meestal een afzonderlijke cheque voor de gebruikte kilometerstand of kan een vergoeding voor kilometerstand worden opgenomen op het toekomstige salaris van een werknemer. Bedragen per mijl worden meestal ook ingesteld op basis van federale kilometervergoedingsberekeningen.

Een voertuigvergoedingsplan helpt bij het compenseren van de brandstof- en onderhoudskosten voor werknemers die tijdens het werk hun eigen voertuigen moeten besturen. Dit is met name handig voor werknemers die veel tijd besteden aan het rijden naar meerdere werklocaties of het uitvoeren van andere taken in het veld namens een bedrijf of overheidsinstantie. Bedragen die voor vergoeding worden aangeboden, kunnen per bedrijf verschillen, maar binnen een organisatie wordt elke werknemer gewoonlijk tegen hetzelfde tarief vergoed als anderen binnen het bedrijf voor gereden kilometers in een persoonlijk voertuig.

Terugbetaling van voertuigen wordt niet alleen aangeboden voor autoreizen, maar veel agentschappen vergoeden ook werknemers voor het gebruik van andere persoonlijke voertuigen. Een paar van dergelijke voertuigen zijn vliegtuigen of motorfietsen. Speciale toestemming voor het gebruik van andere persoonlijke voertuigen moet echter voorafgaand aan het gebruik ervan worden verleend, indien terugbetaling van het voertuig wordt verwacht.

In sommige gevallen kan een ander type voertuigvergoeding ook worden aangeboden door een ander bureau dan een directe werkgever. In de Verenigde Staten heeft de Internal Revenue Service (IRS) speciale tarieven berekend voor personen die een privévoertuig gebruiken voor zakelijke doeleinden, evenals voor verplaatsing om zaken te doen. Tarieven zijn ook beschikbaar voor personen die persoonlijke voertuigen gebruiken voor bepaalde liefdadigheids- of medische doeleinden. Het bedrag van elk van deze tarieven is verschillend, maar elk wordt berekend op basis van het meest recente onderzoek met de transportkosten. Zodra een persoon het totale aantal kilometers heeft berekend dat voor deze activiteiten is gebruikt, staat de IRS toe dat het totaal als aftrekbaar wordt geclaimd bij het melden van persoonlijke belastingen.