Hva er en refusjon av kjøretøy?
En refusjon av kjøretøy refererer til at en enkelt sjåfør får refusjon for kostnadene ved å kjøre personkjøretøy mens han driver virksomhet på vegne av et selskap eller et statlig organ. Refusjon beregnes vanligvis i henhold til antall miles en ansatt eller agent kjører til og fra spesifikke arbeidssteder med det formål å møte med klienter, tilrettelegge for spesielle programmer eller et hvilket som helst antall andre arbeidsrelaterte oppgaver. Hver gang et refusjonsprogram for kjøretøy blir gjort tilgjengelig for å hjelpe ansatte med reiserelaterte utgifter, forstås det nøyaktige beløpet som tilbys per kjørt kilometer før en reise blir gjennomført.
For å få refusjon av kjøretøy for kjørt kjørelengde, er ansatte pålagt å dokumentere startmålingavlesning og måling av sluttpunkt slik at kjørelengden som brukes i løpet av arbeidet blir nøyaktig beregnet. Etter å ha sendt inn kilometerbeløp ved bruk av de aktuelle rapporteringsskjemaene, blir de ansatte deretter gitt en egen sjekk for kjørelengde brukt, eller en refusjon for kjørelengde kan inkluderes i en ansattes fremtidige lønnsslipp. Per mil er også vanligvis satt i henhold til føderale kjørelengde refusjonsberegninger.
En refusjonsplan for kjøretøy hjelper med å kompensere kostnadene for drivstoff og vedlikehold for ansatte som kreves for å kjøre egne kjøretøy i løpet av arbeidet. Slikt er spesielt nyttig for ansatte som bruker mye tid på å kjøre til flere arbeidssteder eller utføre andre feltoppgaver på vegne av et selskap eller myndighetsorgan. Beløp som tilbys for refusjon kan variere mellom selskaper, men i en organisasjon refunderes vanligvis hver ansatt med samme hastighet som andre i selskapet for kjørelengde kjørt i et personlig kjøretøy.
Refusjon av kjøretøy tilbys ikke bare for bilreiser, men mange byråer refunderer også ansatte for bruk av andre personlige kjøretøyer. Noen få slike kjøretøy inkluderer fly eller motorsykler. Spesiell tillatelse til å bruke andre personlige kjøretøy må gis før bruk av dem, men hvis det er forventet refusjon av kjøretøy.
I noen tilfeller kan en annen type tilbakebetaling av kjøretøy også tilbys av et annet byrå foruten en direkte arbeidsgiver. I USA har Internal Revenue Service (IRS) beregnet spesialpriser for personer som bruker et privateid kjøretøy til forretningsformål, samt for å flytte for å gjøre forretninger. Priser er også tilgjengelig for personer som bruker personlige kjøretøy til utvalgte veldedige eller medisinske formål. Mengden av hver av disse prisene er forskjellig, men hver beregnes i henhold til den nyeste forskningen som gjenspeiler transportkostnadene. Når en person beregner den totale kjørelengden som ble brukt for disse aktivitetene, tillater skattemyndighetene at summen kan kreves som en egenandel ved rapportering av personskatter.