Co je to náhrada za vozidlo?
Náhradou za vozidlo se rozumí individuální řidič, kterému jsou proplaceny náklady na řízení osobního vozidla, zatímco podniká jménem společnosti nebo vládní agentury. Úhrada se obvykle počítá podle počtu kilometrů, které zaměstnanec nebo agent odveze do konkrétních pracovních míst az nich, za účelem setkání s klienty, usnadnění zvláštních programů nebo libovolného počtu dalších pracovních úkolů. Kdykoli je k dispozici program proplacení vozidla na pomoc zaměstnancům s cestovními náklady, je přesná částka nabízená za kilometr ujetá před uskutečněním zájezdu.
Za účelem získání náhrady vozidla za ujeté kilometry jsou zaměstnanci povinni dokumentovat počty najetých kilometrů a odečty koncových bodů, aby bylo možné přesně vypočítat najeté kilometry použité v průběhu práce. Po odeslání částek najetých kilometrů pomocí příslušných formulářů pro podávání zpráv jsou pak zaměstnanci obvykle podrobeni zvláštní kontrole použitých kilometrů nebo náhrada za najeté kilometry může být zahrnuta do budoucí výplaty zaměstnance. Částky za kilometr jsou obvykle stanoveny také podle kalkulací úhrady federálních ujetých kilometrů.
Plán úhrady vozidel pomáhá při kompenzaci nákladů na palivo a údržbu zaměstnanců potřebných k řízení vlastních vozidel v průběhu práce. To je zvláště užitečné pro zaměstnance, kteří tráví velké množství času řízením na více pracovištích nebo plněním jiných terénních povinností jménem společnosti nebo vládní agentury. Částky nabízené k úhradě se mohou mezi společnostmi lišit, ale v rámci organizace je každý zaměstnanec obvykle proplácen za stejnou vzdálenost jako ostatní v rámci společnosti za ujeté kilometry v osobním vozidle.
Náhrada vozidel není nabízena pouze pro cestování automobilem, ale mnoho agentur také hradí zaměstnancům používání jiných osobních vozidel. Několik takových vozidel zahrnuje letadla nebo motocykly. Pokud se očekává náhrada za vozidlo, musí být před jejich použitím uděleno zvláštní povolení k používání jiných osobních vozidel.
V některých případech může jiný agent kromě přímého zaměstnavatele nabídnout i jiný typ úhrady vozidel. Ve Spojených státech vypočítala služba Internal Revenue Service (IRS) zvláštní sazby pro jednotlivce, kteří používají soukromé vozidlo k obchodním účelům, jakož i za stěhování za účelem podnikání. Sazby jsou k dispozici také pro jednotlivce, kteří používají osobní vozidla pro vybrané charitativní nebo lékařské účely. Výše každé z těchto sazeb se liší, ale každá se počítá podle nejnovějšího výzkumu odrážejícího náklady na dopravu. Jakmile jednotlivec vypočítá celkový počet najetých kilometrů použitých pro tyto činnosti, umožňuje IRS, aby byl součet nárokován jako odpočitatelný při vykazování osobních daní.