Co je zpráva o výdajích?

Výkaz výdajů je dokument, který nastiňuje výdaje vzniklé v průběhu konkrétního času nebo při provádění konkrétní práce nebo úkolu. Zpráva o výdajích může být poměrně široká, někdy pokrývá celá oddělení v rámci firmy, nebo zprávy mohou být individualizovány a vztahují se pouze na jednoho zaměstnance a úkol. Většinu času se výkazy výdajů používají k dokumentování výdajů, které jsou nezbytné, zatímco zaměstnanci pracují mimo běžné kancelářské prostředí. Ve většině případů jsou zprávy o výdajích přezkoumávány vedoucími oddělení a poté předávány účetnictví.

Výkazy výdajů se někdy používají výhradně za účelem úhrady zaměstnancům. To se týká zaměstnance, který je mimo kancelář, a musí použít své vlastní prostředky na výdaje spojené s podnikáním. Za účelem úhrady nákladů se obvykle očekává, že zaměstnanec podá zprávu o výdajích a připojí příjmy, které potvrdí výdaje.

Někteří zaměstnanci dostávají účty výdajů. Jedná se o předem určené množství peněz, které jsou k dispozici pro použití, když jsou mimo kancelář, ale zabývají se pracovními činnostmi. Zaměstnanci s výdajovými účty, i když nepoužívají své vlastní peníze, jsou obvykle povinni podat zprávu o výdajích, aby dokumentovali své výdaje. V mnoha případech jsou prostředky na nákladových účtech drženy na firemní kreditní nebo debetní kartě vydané jednotlivému zaměstnanci.

Jídlo se běžně podává na hlášení o výdajích. To platí zejména u zaměstnanců, jejichž pracovní místa vyžadují, aby cestovali nebo trávili hodně času mimo kancelář. Zaměstnanci, kteří pracují v oblasti prodeje, často tráví hodně času na cestách a v mnoha případech jim zaměstnavatelé hradí jídlo, když cestují. Další případy, kdy lze jídlo považovat za výdaje, zahrnují jídla, kde se diskutuje o skutečném podnikání nebo v případech zábavy pro klienty.

Mezi další druhy výdajů, které se často objevují ve zprávě o výdajích, patří ubytování, benzín a praní prádla. Náklady na dopravu, jako jsou letenky, jízdné vlakem a půjčovna automobilů, jsou také běžně dokumentovány. Obvykle může být za úhradu způsobilá většina druhů zboží nebo služeb potřebných v době, kdy zaměstnanec provádí obchodní činnost.

Většina společností pečlivě sleduje výkazy výdajů. Hledají výkyvy ve výdajích nebo jiné náznaky, že zaměstnanec může špatně spravovat finanční prostředky. V některých případech mohou zaměstnavatelé stanovit limity výdajů na určité položky. Zaměstnanec může mít například omezené množství peněz, které lze za noc utratit za ubytování. Veškeré finanční prostředky vynaložené po tomto přidělení by byly odpovědností zaměstnance.