Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses?
Un rapport de dépenses est un document qui décrit les dépenses engagées au cours d'une période donnée ou lors de l'exécution d'un travail ou d'une mission spécifique. Un rapport de dépenses peut être assez large, couvrant parfois des départements entiers d'une entreprise, ou individualisé, pour ne s'appliquer qu'à un seul employé et à une seule tâche. La plupart du temps, les rapports de dépenses sont utilisés pour documenter les dépenses qui deviennent nécessaires lorsque les employés travaillent en dehors de l'environnement de bureau normal. Dans la plupart des cas, les rapports de dépenses sont examinés par les chefs de département, puis transmis à la comptabilité.
Parfois, les notes de frais sont utilisées exclusivement pour le remboursement des employés. Ceci s'applique à un employé qui est en dehors du bureau et doit utiliser ses propres fonds pour des dépenses professionnelles. Pour être remboursé, l’employé est généralement tenu de déposer un rapport de dépenses, en joignant les reçus qui corroborent les dépenses.
Certains employés reçoivent des comptes de dépenses. C'est une somme d'argent prédéterminée qui est à leur disposition pour les utiliser hors du bureau, mais participant à des activités professionnelles. Les employés ayant des comptes de dépenses, même s'ils n'utilisent pas leur propre argent, sont toujours tenus de déposer un rapport de dépenses pour documenter leurs dépenses. Dans de nombreux cas, les fonds du compte de dépenses sont détenus sur une carte de crédit ou de débit de la société émise à chaque employé.
Les repas sont généralement classés dans les notes de frais. Cela est particulièrement vrai pour les employés dont le travail exige de voyager ou de passer beaucoup de temps en dehors du bureau. Les employés qui travaillent dans les ventes passent souvent beaucoup de temps sur la route et, dans de nombreux cas, les employeurs les remboursent pour les repas pendant leurs voyages. Les autres cas où les repas peuvent être considérés comme une dépense incluent les repas au cours desquels des affaires sont discutées ou en cas de divertissement du client.
Les autres types de dépenses figurant souvent dans un rapport de dépenses incluent les services d'hébergement, d'essence et de blanchisserie. Les coûts de transport, tels que les billets d'avion, les billets de train et la location d'automobile sont également documentés. Habituellement, la plupart des biens ou services nécessaires pendant qu'un employé est en train de mener des affaires peuvent être éligibles pour un remboursement.
La plupart des entreprises surveillent attentivement les notes de frais. Ils recherchent des pics de dépenses ou d'autres indices indiquant qu'un employé peut mal gérer ses fonds. Dans certains cas, les employeurs peuvent fixer des limites de dépenses pour certains articles. Par exemple, l'employé peut imposer un plafond sur le montant d'argent pouvant être dépensé par nuit pour l'hébergement. Tous les fonds dépensés au-delà de cette allocation seraient à la charge de l'employé.