Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses?

Un rapport de dépenses est un document qui décrit les dépenses engagées au cours d'un délai spécifique ou lors de l'exécution d'un travail ou d'une affectation spécifique.Un rapport de dépenses peut être assez large, couvrant parfois des départements entiers au sein d'une entreprise, ou les rapports peuvent être individualisés, en appliquant un seul employé et une tâche.La plupart du temps, les rapports de dépenses sont utilisés pour documenter les dépenses qui deviennent nécessaires pendant que les employés travaillent en dehors de l'environnement de bureau normal.Dans la plupart des cas, les rapports de dépenses sont examinés par les chefs de département, puis transmis à la comptabilité.

Parfois, les rapports de dépenses sont utilisés exclusivement aux fins du remboursement des employés.Cela s'applique à un employé qui est en dehors du bureau et doit utiliser ses propres fonds pour les dépenses liées aux entreprises.Pour être remboursé, l'employé devrait généralement déposer un rapport de dépenses, joignant des reçus qui corroborent les dépenses.

Certains employés reçoivent des comptes de dépenses.Il s'agit d'une somme d'argent prédéterminée qui est à leur disposition pour une utilisation lorsqu'ils sont loin du bureau, mais qui se sont engagés dans des activités liées au travail.Les employés avec des comptes de dépenses, bien que n'utilisant pas leur propre argent, sont toujours tenus de déposer un rapport de dépenses pour documenter leurs dépenses.Dans de nombreux cas, les fonds de comptes de dépenses sont détenus sur une carte de crédit ou de débit émise à l'employé individuel.

Les repas sont couramment déposés sur les rapports de dépenses.Cela est particulièrement vrai avec les employés dont les travaux exigent qu'ils voyagent ou passent beaucoup de temps loin du bureau.Les employés qui travaillent dans les ventes passent souvent beaucoup de temps sur la route et, dans de nombreux cas, les employeurs les remboursent pour les repas pendant leur voyage.Les autres cas où les repas peuvent être considérés comme des dépenses comprennent les repas où les activités réelles sont discutées ou en cas de divertissement client. Les autres types de dépenses qui apparaissent souvent sur un rapport de dépenses comprennent l'hébergement, l'essence et les services de blanchisserie.Les coûts de transport, tels que les billets d'avion, les plats des trains et la location d'automobile sont également couramment documentés.Habituellement, la plupart des types de biens ou de services nécessaires pendant qu'un employé est en train de mener des activités pourraient être admissibles au remboursement. La plupart des entreprises surveillent soigneusement les rapports de dépenses.Ils recherchent des pointes dans les dépenses ou d'autres indications qu'un employé peut malnganage des fonds.Dans certains cas, les employeurs peuvent fixer des limites de dépenses sur certains articles.Par exemple, l'employé peut avoir un plafond sur le montant d'argent qui peut être dépensé par nuit pour l'hébergement.Tout fonds dépensé au-delà de cette attribution serait de la responsabilité de l'employé.