Hvad er en udgiftsrapport?
En udgiftsrapport er et dokument, der skitserer udgifter, der er afholdt i løbet af en bestemt tidsperiode, eller mens du udfører et bestemt job eller en opgave. En udgiftsrapport kan være ret bred, undertiden dække hele afdelinger inden for en virksomhed, eller rapporterne kan individualiseres, og gælder kun for en medarbejder og en opgave. Det meste af tiden bruges udgiftsrapporter til at dokumentere udgifter, der bliver nødvendige, mens medarbejderne arbejder uden for det normale kontormiljø. I de fleste tilfælde gennemgås udgiftsrapporter af afdelingsledere og overføres derefter til regnskab.
Undertiden bruges udgiftsrapporter udelukkende med henblik på godtgørelse af medarbejdere. Dette gælder for en medarbejder, der er uden for kontoret og skal bruge sine egne midler til forretningsrelaterede udgifter. For at blive godtgjort forventes det, at medarbejderen arkiverer en udgiftsrapport vedhæftet kvitteringer, der bekræfter udgifterne.
Nogle medarbejdere får udgiftskonti. Dette er et forudbestemt beløb, der står til deres rådighed til brug, når de er væk fra kontoret, men beskæftiger sig med arbejdsrelaterede aktiviteter. Medarbejdere med udgiftskonti, skønt de ikke bruger deres egne penge, kræves stadig typisk en udgiftsrapport for at dokumentere deres udgifter. I mange tilfælde opbevares udgiftskonto på et firmakredit- eller betalingskort, der er udstedt til den enkelte medarbejder.
Måltider indgives ofte på udgiftsrapporter. Dette gælder især medarbejdere, hvis job kræver, at de rejser eller tilbringer meget tid væk fra kontoret. Medarbejdere, der arbejder i salg, bruger ofte meget tid på vejen, og i mange tilfælde godtgør arbejdsgiverne dem for måltider, mens de rejser. Andre tilfælde, hvor måltider kan betragtes som en udgift, inkluderer måltider, hvor den faktiske forretning diskuteres eller i tilfælde af klientunderholdning.
Andre typer udgifter, der ofte vises på en udgiftsrapport, inkluderer logi, benzin og vaskeritjenester. Transportomkostninger, såsom flybilletter, togpriser og biludlejning, er også ofte dokumenteret. Normalt kan de fleste typer af varer eller tjenester, der er nødvendige, mens en medarbejder er i færd med at udføre forretning, være berettiget til refusion.
De fleste virksomheder overvåger omkostningsrapporter omhyggeligt. De ser efter pigge i forbrug eller andre indikationer på, at en medarbejder kan forvalte midler. I nogle tilfælde kan arbejdsgivere sætte forbrugsgrænser for visse varer. F.eks. Kan medarbejderen have et loft på det penge, der kan bruges pr. Nat til logi. Eventuelle midler, der bruges ud over denne tildeling, er medarbejderens ansvar.