Vad är en kostnadsrapport?
En utgiftsrapport är ett dokument som beskriver utgifter som uppkommit under en viss tid eller när du utför ett visst jobb eller uppdrag. En utgiftsrapport kan vara ganska bred, ibland täcka hela avdelningar inom en verksamhet, eller rapporterna kan vara individualiserade och gäller endast en anställd och en uppgift. Merparten av tiden används utgiftsrapporter för att dokumentera utgifter som blir nödvändiga medan anställda arbetar utanför den normala kontorsmiljön. I de flesta fall granskas utgiftsrapporter av avdelningschefer och överförs sedan till redovisning.
Ibland används utgiftsrapporter uteslutande i syfte att ersätta anställda. Detta gäller för en anställd som är utanför kontoret och måste använda sina egna medel för affärsrelaterade utgifter. För att få ersättning förväntas den anställde vanligtvis lämna in en utgiftsrapport med bifogade kvitton som bekräftar utgifterna.
Vissa anställda får kostnadskonton. Detta är en förutbestämd summa pengar som står till deras förfogande för användning när de är borta från kontoret, men som bedriver arbetsrelaterade aktiviteter. Anställda med utgiftskonton, även om de inte använder sina egna pengar, är fortfarande vanligtvis skyldiga att lämna in en utgiftsrapport för att dokumentera sina utgifter. I många fall hålls utgiftskontomedel på ett företagskredit- eller betalkort som utfärdats till den enskilda anställden.
Måltider lagras vanligtvis på utgiftsrapporter. Detta gäller särskilt medarbetare vars jobb kräver att de reser eller tillbringar mycket tid borta från kontoret. Anställda som arbetar med försäljning spenderar ofta mycket tid på vägen, och i många fall ersätter arbetsgivarna dem för måltider medan de reser. Andra fall där måltider kan betraktas som en kostnad inkluderar måltider där faktiskt företag diskuteras eller i fall av kundunderhållning.
Andra typer av utgifter som ofta dyker upp i en utgiftsrapport inkluderar logi, bensin och tvättstjänster. Transportkostnader, såsom flygbiljetter, tågpriser och biluthyrning, dokumenteras också vanligtvis. Vanligtvis kan de flesta alla typer av varor eller tjänster som behövs när en anställd håller på att bedriva verksamhet vara berättigade till ersättning.
De flesta företag övervakar noggrant kostnadsrapporter. De letar efter spikar i utgifterna eller andra indikationer på att en anställd kan hantera pengar. I vissa fall kan arbetsgivare fastställa utgifter för vissa artiklar. Till exempel kan den anställda ha ett tak på hur mycket pengar som kan användas per natt för logi. Eventuella medel som går utöver den tilldelningen skulle vara anställdas ansvar.