Hva er en utgiftsrapport?
En utgiftsrapport er et dokument som skisserer utgifter som påløper i løpet av en bestemt tidsperiode eller mens du utfører en bestemt jobb eller oppgave. En utgiftsrapport kan være ganske bred, noen ganger dekke hele avdelinger i en virksomhet, eller rapportene kan individualiseres, og gjelder bare en ansatt og oppgave. Det meste av tiden brukes utgiftsrapporter til å dokumentere utgifter som blir nødvendige mens ansatte jobber utenfor det normale kontormiljøet. I de fleste tilfeller blir utgiftsrapporter gjennomgått av avdelingslederne og deretter videreført til regnskap.
Noen ganger blir utgiftsrapporter utelukkende brukt til refusjon av ansatte. Dette gjelder en ansatt som er utenfor kontoret, og må bruke egne midler til forretningsrelaterte utgifter. For å få godtgjort forventes det at arbeidstakeren sender inn en utgiftsrapport, vedlagt kvitteringer som bekrefter utgiftene.
Noen ansatte får utgiftsregnskap. Dette er en forhåndsbestemt mengde penger som står til rådighet for bruk når de er borte fra kontoret, men som driver med arbeidsrelaterte aktiviteter. Ansatte med utgiftsregnskap, selv om de ikke bruker egne penger, er fremdeles vanligvis pålagt å sende inn en utgiftsrapport for å dokumentere utgiftene. I mange tilfeller blir utgiftskonto midler holdt på et firmakreditt eller debetkort som er utstedt til den enkelte ansatte.
Måltider leveres ofte på utgiftsrapporter. Dette gjelder spesielt medarbeidere hvis jobber krever at de reiser eller tilbringer mye tid borte fra kontoret. Ansatte som jobber i salg bruker ofte mye tid på veien, og i mange tilfeller godtgjør arbeidsgiverne dem for måltider mens de er ute og reiser. Andre tilfeller der måltider kan betraktes som en utgift inkluderer måltider hvor faktisk virksomhet diskuteres eller i tilfeller av klientunderholdning.
Andre typer utgifter som ofte vises på en utgiftsrapport inkluderer losji, bensin og vaskeritjenester. Transportkostnader, for eksempel flybilletter, togpriser og leiebil er også ofte dokumentert. Vanligvis kan de fleste enhver type varer eller tjenester som er nødvendige mens en ansatt er i ferd med å drive virksomhet, være kvalifisert for refusjon.
De fleste selskaper overvåker kostnadsrapporter nøye. De ser etter pigger i utgiftene eller andre indikasjoner på at en ansatt kan forvalte midler. I noen tilfeller kan arbeidsgivere sette forbruksgrenser for visse elementer. For eksempel kan den ansatte ha et tak på mengden penger som kan brukes per natt til losji. Eventuelle midler som brukes utover denne tildelingen, er ansattes ansvar.