¿Qué es un informe de gastos?
Un informe de gastos es un documento que describe los gastos incurridos durante el curso de una cantidad específica de tiempo o mientras realiza un trabajo o tarea específica. Un informe de gastos puede ser bastante amplio, a veces que cubre departamentos completos dentro de un negocio, o los informes pueden individualizarse, aplicando solo a un empleado y tarea. La mayoría de las veces, los informes de gastos se utilizan para documentar el gasto que se vuelve necesario mientras los empleados trabajan fuera del entorno de oficina normal. En la mayoría de los casos, los jefes de departamento revisan los informes de gastos y luego se transmiten a la contabilidad.
A veces los informes de gastos se utilizan exclusivamente para el reembolso de los empleados. Esto se aplica a un empleado que está fuera de la oficina y tiene que usar sus propios fondos para los gastos relacionados con los negocios. Para ser reembolsado, generalmente se espera que el empleado presente un informe de gastos, adjuntando recibos que corroboren los gastos.
Algunos empleados reciben cuentas de gastos. Esto yoS una cantidad predeterminada de dinero que está a su disposición para su uso cuando están lejos de la oficina, pero se dedican a actividades relacionadas con el trabajo. Los empleados con cuentas de gastos, aunque no usan su propio dinero, generalmente están obligados a presentar un informe de gastos para documentar sus gastos. En muchos casos, los fondos de la cuenta de gastos se mantienen en un crédito de la empresa o tarjeta de débito emitida al empleado individual.
Las comidas se presentan comúnmente en los informes de gastos. Esto es especialmente cierto con los empleados cuyos trabajos requieren que viajen o pasen mucho tiempo lejos de la oficina. Los empleados que trabajan en ventas a menudo pasan mucho tiempo en el camino y, en muchos casos, los empleadores les reembolsan las comidas mientras viajan. Otros casos en que las comidas pueden considerarse un gasto incluyen comidas donde se discuten los negocios reales o en casos de entretenimiento del cliente.
Otros tipos de gastosEl SES que a menudo aparece en un informe de gastos incluye servicios de alojamiento, gasolina y lavandería. Los costos de transporte, como los boletos de las aerolíneas, la tarifa de tren y el alquiler de automóviles también se documentan comúnmente. Por lo general, la mayoría de cualquier tipo de bienes o servicios necesarios mientras un empleado está en el proceso de realizar negocios podría ser elegible para el reembolso.
La mayoría de las empresas monitorean cuidadosamente los informes de gastos. Buscan picos en el gasto u otras indicaciones de que un empleado puede ser fondos de manejo mal. En algunos casos, los empleadores pueden establecer límites de gasto en ciertos elementos. Por ejemplo, el empleado puede tener un límite en la cantidad de dinero que se puede gastar por noche para alojamiento. Cualquier fondos gastados más allá de esa asignación sería responsabilidad del empleado.