O que é um relatório de despesa?
Um relatório de despesa é um documento que descreve as despesas incorridas durante um período de tempo específico ou ao executar um trabalho ou tarefa específica. Um relatório de despesa pode ser bastante amplo, às vezes cobrindo departamentos inteiros dentro de uma empresa, ou os relatórios podem ser individualizados, aplicando -se a apenas um funcionário e tarefa. Na maioria das vezes, os relatórios de despesas são usados para documentar os gastos que se tornam necessários enquanto os funcionários estão trabalhando fora do ambiente normal do escritório. Na maioria dos casos, os relatórios de despesas são revisados pelos chefes de departamento e depois transmitidos à contabilidade.
Às vezes, os relatórios de despesas são usados exclusivamente para fins de reembolso dos funcionários. Isso se aplica a um funcionário que está fora do escritório e precisa usar seus próprios fundos para despesas relacionadas aos negócios. Para ser reembolsado, o funcionário geralmente deve registrar um relatório de despesa, anexando receitas que corroboram as despesas.
Alguns funcionários recebem contas de despesas. Isso euÉ uma quantia predeterminada de dinheiro que está à sua disposição de uso quando estão fora do escritório, mas envolvidos em atividades relacionadas ao trabalho. Os funcionários com contas de despesas, embora não usem seu próprio dinheiro, ainda precisam registrar um relatório de despesas para documentar seus gastos. Em muitos casos, os fundos da conta de despesas são mantidos em um cartão de crédito ou débito da empresa emitido para o funcionário individual.
As refeições são comumente arquivadas em relatórios de despesas. Isso é especialmente verdadeiro com os funcionários cujos empregos exigem que eles viajam ou passem muito tempo longe do escritório. Os funcionários que trabalham em vendas geralmente passam muito tempo na estrada e, em muitos casos, os empregadores os reembolsam para refeições enquanto viajam. Outras instâncias em que as refeições podem ser consideradas uma despesa incluem refeições onde os negócios reais são discutidos ou nos casos de entretenimento do cliente.
Outros tipos de expulsãoO SES que geralmente aparece em um relatório de despesas inclui serviços de hospedagem, gasolina e lavanderia. Os custos de transporte, como passagens aéreas, tarifa de trem e aluguel de automóveis também são comumente documentadas. Geralmente, quase qualquer tipo de bens ou serviços necessários enquanto um funcionário estiver em processo de condução de negócios pode ser elegível para reembolso.
A maioria das empresas monitora cuidadosamente os relatórios de despesas. Eles procuram picos de gastos ou outras indicações de que um funcionário pode estar mal a administrar fundos. Em alguns casos, os empregadores podem estabelecer limites de gastos em determinados itens. Por exemplo, o funcionário pode ter um limite na quantidade de dinheiro que pode ser gasta por noite para hospedagem. Quaisquer fundos gastos além desse lote seria de responsabilidade do funcionário.