O que é um relatório de despesas?
Um relatório de despesas é um documento que descreve as despesas incorridas durante um período específico ou durante a execução de um trabalho ou atribuição específica. Um relatório de despesas pode ser bastante amplo, às vezes cobrindo departamentos inteiros de uma empresa, ou os relatórios podem ser individualizados, aplicando-se a apenas um funcionário e tarefa. Na maioria das vezes, os relatórios de despesas são usados para documentar os gastos que se tornam necessários enquanto os funcionários trabalham fora do ambiente normal do escritório. Na maioria dos casos, os relatórios de despesas são revisados pelos chefes de departamento e depois repassados para a contabilidade.
Às vezes, os relatórios de despesas são usados exclusivamente para fins de reembolso dos funcionários. Isso se aplica a um funcionário que está fora do escritório e precisa usar seus próprios recursos para despesas relacionadas a negócios. Para ser reembolsado, geralmente é esperado que o funcionário arquive um relatório de despesas, anexando recibos que corroboram as despesas.
Alguns funcionários recebem contas de despesas. É uma quantia predeterminada de dinheiro que está à disposição para uso quando estão fora do escritório, mas envolvidos em atividades relacionadas ao trabalho. Os funcionários com contas de despesas, embora não usem seu próprio dinheiro, geralmente ainda precisam registrar um relatório de despesas para documentar seus gastos. Em muitos casos, os fundos da conta de despesa são mantidos em um cartão de crédito ou débito da empresa emitido para cada funcionário.
As refeições são geralmente arquivadas nos relatórios de despesas. Isso é especialmente verdade com funcionários cujos empregos exigem que eles viajem ou passem muito tempo fora do escritório. Os funcionários que trabalham em vendas geralmente passam muito tempo na estrada e, em muitos casos, os empregadores os reembolsam pelas refeições enquanto viajam. Outros casos em que as refeições podem ser consideradas uma despesa incluem refeições nas quais os negócios reais são discutidos ou em casos de entretenimento do cliente.
Outros tipos de despesas que frequentemente aparecem em um relatório de despesas incluem serviços de hospedagem, gasolina e lavanderia. Os custos de transporte, como passagens aéreas, tarifa de trem e aluguel de automóveis, também são comumente documentados. Geralmente, quase todos os tipos de bens ou serviços necessários enquanto um funcionário está no processo de conduzir negócios podem ser elegíveis para reembolso.
A maioria das empresas monitora cuidadosamente os relatórios de despesas. Eles procuram picos nos gastos ou outras indicações de que um funcionário possa estar administrando mal os fundos. Em alguns casos, os empregadores podem estabelecer limites de gastos em determinados itens. Por exemplo, o funcionário pode limitar a quantia que pode ser gasta por noite em hospedagem. Quaisquer fundos gastos além desse lote seriam de responsabilidade do funcionário.