経費精算書とは？

経費報告書は、特定の時間の経過中、または特定のジョブまたは割り当ての実行中に発生した経費の概要を示す文書です。 経費報告書は非常に幅広く、場合によっては企業内の部門全体を対象とすることも、1人の従業員とタスクのみに適用して個別に報告することもできます。 ほとんどの場合、経費報告書は、従業員が通常のオフィス環境の外で働いている間に必要になる支出を文書化するために使用されます。 ほとんどの場合、経費報告書は部門長によってレビューされ、会計に渡されます。

経費報告書は、従業員の払い戻し目的でのみ使用される場合があります。 これは、オフィスの外にいる従業員に適用され、ビジネス関連の費用に自分の資金を使用する必要があります。 従業員は、払い戻しを受けるために、通常、支出を裏付ける領収書を添付して経費報告書を提出することが期待されています。

一部の従業員には経費勘定が与えられます。 これは、オフィスから離れているが、仕事関連の活動に従事している場合に使用できるように事前に決められた金額です。 経費勘定を持つ従業員は、自分のお金を使用していませんが、通常、支出を記録するために経費報告書を提出する必要があります。 多くの場合、経費勘定の資金は、個々の従業員に発行された会社のクレジットカードまたはデビットカードに保持されています。

食事は一般的に経費報告書に提出されます。 これは、仕事で出張したり、オフィスから離れて長い時間を過ごす必要がある従業員には特に当てはまります。 営業に従事する従業員は、多くの場合、道路で多くの時間を費やし、多くの場合、雇用主は旅行中に食事代を払い戻します。 食事を費用とみなすことができる他の例には、実際のビジネスが議論されている食事やクライアントの接待の場合が含まれます。

多くの場合、経費報告書に表示される他のタイプの経費には、宿泊、ガソリン、およびランドリーサービスが含まれます。 航空券、列車の運賃、自動車のレンタルなどの交通費も一般的に記録されています。 通常、従業員がビジネスを行っている間に必要なほとんどの種類の商品またはサービスは、払い戻しの対象となります。

ほとんどの企業は、経費報告書を注意深く監視しています。 支出の急増や、従業員が資金を誤って管理している可能性があることを示す兆候を探します。 場合によっては、雇用主は特定のアイテムに支出制限を設定することがあります。 たとえば、従業員は宿泊に一晩費やすことができる金額に上限がある場合があります。 その割り当てを超えて費やされた資金は、従業員の責任となります。