Wat is een onkostenrapport?

Een onkostenrapport is een document dat de kosten in de loop van een specifieke hoeveelheid tijd of tijdens het uitvoeren van een specifieke taak of opdracht beschrijft.Een onkostenrapport kan vrij breed zijn, soms met betrekking tot hele afdelingen binnen een bedrijf, of de rapporten kunnen worden geïndividualiseerd, die van toepassing zijn op slechts één werknemer en taak.Meestal worden kostenrapporten gebruikt om de uitgaven te documenteren die noodzakelijk worden terwijl werknemers buiten de normale kantooromgeving werken.In de meeste gevallen worden kostenrapporten beoordeeld door afdelingshoofden en vervolgens doorgegeven aan de boekhouding.

Soms worden kostenrapporten uitsluitend gebruikt voor de vergoeding van werknemers.Dit geldt voor een werknemer die buiten het kantoor ligt en zijn of haar eigen geld moet gebruiken voor bedrijfsgerelateerde kosten.Om te worden terugbetaald, wordt van de werknemer meestal verwacht dat hij een onkostenrapport indient, waarbij bonnen worden bijgevoegd die de uitgaven bevestigen.

Sommige werknemers krijgen kostenrekeningen.Dit is een vooraf bepaald bedrag dat tot hun beschikking staat voor gebruik wanneer ze niet van het kantoor zijn, maar bezig zijn met werkgerelateerde activiteiten.Werknemers met onkostenrekeningen, hoewel ze niet hun eigen geld gebruiken, zijn meestal nog steeds verplicht om een onkostenrapport in te dienen om hun uitgaven te documenteren.Dit geldt vooral voor werknemers wier banen vereisen dat ze reizen of veel tijd doorbrengen weg van het kantoor.Medewerkers die in verkoop werken, brengen vaak veel tijd door op de weg, en in veel gevallen vergoeden de werkgevers hen voor maaltijden terwijl ze reizen.Andere gevallen waarin maaltijden kunnen worden beschouwd als een kosten, zijn maaltijden waar de werkelijke zaken worden besproken of in gevallen van klanttainment.

Andere soorten uitgaven die vaak verschijnen op een onkostenrapport omvatten accommodatie, benzine en wasdiensten.Transportkosten, zoals luchtvaarttickets, treindarief en autoverhuur worden ook vaak gedocumenteerd.Gewoonlijk kunnen bijna elk type goederen of diensten dat nodig is, terwijl een werknemer bezig is met het uitvoeren van zaken in aanmerking komen voor terugbetaling.

De meeste bedrijven controleren zorgvuldig kostenrapporten.Ze zoeken naar spikes in uitgaven of andere aanwijzingen dat een werknemer geld verkeerd kan beheren.In sommige gevallen kunnen werkgevers bestedingslimieten vaststellen voor bepaalde items.De werknemer kan bijvoorbeeld een limiet hebben over de hoeveelheid geld die per nacht kan worden besteed voor onderdak.Alle middelen die verder worden besteed, zouden de verantwoordelijkheid van de werknemer zijn.