Wat is een onkostennota?
Een onkostendeclaratie is een document dat de uitgaven weergeeft die zijn gemaakt in de loop van een specifieke hoeveelheid tijd of tijdens het uitvoeren van een specifieke taak of opdracht. Een onkostendeclaratie kan vrij breed zijn, soms voor hele afdelingen binnen een bedrijf, of de rapporten kunnen worden geïndividualiseerd en gelden voor slechts één medewerker en taak. Meestal worden onkostendeclaraties gebruikt om uitgaven te documenteren die nodig zijn terwijl werknemers buiten de normale kantooromgeving werken. In de meeste gevallen worden onkostendeclaraties beoordeeld door afdelingshoofden en vervolgens doorgegeven aan de boekhouding.
Soms worden onkostendeclaraties uitsluitend gebruikt voor de vergoeding van werknemers. Dit geldt voor een werknemer die niet op kantoor is en zijn of haar eigen middelen moet gebruiken voor zakelijke uitgaven. Om te worden terugbetaald, wordt van de werknemer meestal verwacht dat hij een onkostendeclaratie indient, met bonnetjes die de uitgaven bevestigen.
Sommige werknemers krijgen onkostenrekeningen. Dit is een vooraf bepaalde hoeveelheid geld die tot hun beschikking staat voor gebruik wanneer ze niet op kantoor zijn, maar zich bezighouden met werkgerelateerde activiteiten. Werknemers met onkostenrekeningen, hoewel ze niet hun eigen geld gebruiken, moeten meestal nog steeds een onkostenrapport indienen om hun uitgaven te documenteren. In veel gevallen worden onkostenrekeningen aangehouden op een bedrijfscreditcard of betaalpas die aan de individuele werknemer is uitgegeven.
Maaltijden worden meestal op onkostendeclaraties bewaard. Dit geldt met name voor werknemers wier werk vereist dat ze reizen of veel tijd buiten kantoor doorbrengen. Werknemers die in de verkoop werken, brengen vaak veel tijd op de weg door en in veel gevallen vergoeden de werkgevers hen tijdens hun reis voor maaltijden. Andere gevallen waarin maaltijden als een uitgave kunnen worden beschouwd, zijn maaltijden waarbij de werkelijke zaken worden besproken of in geval van entertainment voor de klant.
Andere soorten uitgaven die vaak op een uitgavenrapport verschijnen zijn huisvesting, benzine en wasservice. Transportkosten, zoals vliegtickets, treintarieven en autohuur worden ook vaak gedocumenteerd. Gewoonlijk komt vrijwel elk type goederen of diensten dat nodig is terwijl een werknemer bezig is zaken te doen in aanmerking voor vergoeding.
De meeste bedrijven monitoren zorgvuldig onkostendeclaraties. Ze zoeken naar pieken in uitgaven of andere indicaties dat een werknemer mogelijk geld verkeerd beheert. In sommige gevallen kunnen werkgevers bestedingslimieten instellen voor bepaalde items. De werknemer kan bijvoorbeeld een maximum hebben voor het bedrag dat per nacht kan worden uitgegeven voor onderdak. Alle middelen die buiten die toewijzing worden uitgegeven, vallen onder de verantwoordelijkheid van de werknemer.