Che cos'è un rapporto spese?
Una nota spese è un documento che delinea le spese sostenute nel corso di un determinato periodo di tempo o durante l'esecuzione di un determinato lavoro o incarico. Una nota spese può essere piuttosto ampia, a volte copre interi dipartimenti all'interno di un'azienda, oppure le relazioni possono essere personalizzate, applicando a un solo dipendente e attività. Il più delle volte, le note spese sono utilizzate per documentare le spese che diventano necessarie mentre i dipendenti lavorano al di fuori del normale ambiente di ufficio. Nella maggior parte dei casi, le note spese sono riviste dai capi dipartimento, quindi passano alla contabilità.
A volte le note spese sono utilizzate esclusivamente ai fini del rimborso dei dipendenti. Questo vale per un dipendente che si trova fuori dall'ufficio e deve utilizzare i propri fondi per le spese aziendali. Per essere rimborsato, il dipendente è generalmente tenuto a presentare una nota spese, allegando le ricevute che confermano le spese.
Alcuni dipendenti ricevono conti spese. Questa è una quantità predeterminata di denaro che è a loro disposizione per l'uso quando sono lontani dall'ufficio, ma impegnati in attività lavorative. I dipendenti con conti di spesa, sebbene non utilizzino i propri soldi, in genere devono comunque presentare una nota spese per documentare le proprie spese. In molti casi, i fondi del conto spese sono tenuti su una carta di credito o di debito emessa dal singolo dipendente.
I pasti sono comunemente archiviati nelle note spese. Ciò è particolarmente vero per i dipendenti i cui lavori richiedono che viaggino o trascorrano molto tempo lontano dall'ufficio. I dipendenti che lavorano nelle vendite spesso trascorrono molto tempo sulla strada e, in molti casi, i datori di lavoro li rimborsano per i pasti mentre viaggiano. Altri casi in cui i pasti possono essere considerati una spesa includono i pasti in cui si discute di affari reali o in caso di intrattenimento del cliente.
Altri tipi di spese che compaiono spesso in una nota spese includono alloggio, benzina e servizi di lavanderia. Anche i costi di trasporto, come biglietti aerei, tariffe dei treni e noleggio auto, sono comunemente documentati. Di solito, la maggior parte dei tipi di beni o servizi necessari mentre un dipendente è in procinto di condurre affari potrebbe essere rimborsabile.
La maggior parte delle aziende monitora attentamente le note spese. Cercano picchi di spesa o altre indicazioni del fatto che un dipendente possa gestire male i fondi. In alcuni casi, i datori di lavoro possono fissare limiti di spesa per determinati articoli. Ad esempio, il dipendente può avere un limite alla quantità di denaro che può essere speso a notte per l'alloggio. Eventuali fondi spesi oltre tale assegnazione sarebbero a carico del dipendente.