Co to jest raport z wydatków?

Raport z wydatków to dokument, który określa wydatki poniesione w określonym czasie lub podczas wykonywania określonej pracy lub zadania. Raport wydatków może być dość szeroki, czasem obejmując całe działy w firmie, lub raporty mogą być zindywidualizowane, odnosząc się tylko do jednego pracownika i zadania. Przez większość czasu raporty wydatków służą do dokumentowania wydatków, które stają się niezbędne, gdy pracownicy pracują poza normalnym środowiskiem biurowym. W większości przypadków raporty wydatków są sprawdzane przez kierowników działów, a następnie przekazywane do księgowości.

Czasami raporty wydatków są wykorzystywane wyłącznie w celu zwrotu kosztów pracownikom. Dotyczy to pracownika, który jest poza biurem i musi wykorzystać własne środki na wydatki związane z biznesem. W celu uzyskania zwrotu zwykle oczekuje się, że pracownik złoży raport z wydatków, dołączając pokwitowania potwierdzające wydatki.

Niektórzy pracownicy otrzymują rachunki wydatków. Jest to z góry określona kwota pieniędzy, która jest do ich dyspozycji, gdy są poza biurem, ale zajmują się czynnościami związanymi z pracą. Pracownicy posiadający rachunki wydatków, choć nie korzystają z własnych pieniędzy, nadal zazwyczaj są zobowiązani do złożenia raportu z wydatków w celu udokumentowania swoich wydatków. W wielu przypadkach środki z rachunku wydatków są przechowywane na firmowej karcie kredytowej lub debetowej wydanej poszczególnemu pracownikowi.

Posiłki są zwykle składane w raportach wydatków. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku pracowników, których praca wymaga, aby podróżowali lub spędzali dużo czasu poza biurem. Pracownicy zajmujący się sprzedażą często spędzają dużo czasu w drodze, aw wielu przypadkach pracodawcy zwracają im koszty posiłków podczas podróży. Inne przypadki, w których posiłki można uznać za wydatek, obejmują posiłki, w których omawia się rzeczywistą działalność lub w przypadku rozrywki dla klientów.

Inne rodzaje wydatków, które często pojawiają się w raporcie wydatków, obejmują zakwaterowanie, benzynę i usługi pralnicze. Koszty transportu, takie jak bilety lotnicze, cena pociągu i wynajem samochodu, są również często dokumentowane. Zazwyczaj większość wszelkiego rodzaju towarów lub usług niezbędnych w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej może kwalifikować się do zwrotu.

Większość firm dokładnie monitoruje raporty wydatków. Szukają skoków wydatków lub innych oznak, że pracownik może źle zarządzać funduszami. W niektórych przypadkach pracodawcy mogą ustalić limity wydatków na niektóre pozycje. Na przykład pracownik może mieć limit kwoty, którą można wydać za noc na zakwaterowanie. Wszelkie fundusze wydane poza tym przydziałem byłyby obowiązkiem pracownika.