O que é um reembolso de veículo?

Um reembolso de veículo refere-se a um motorista individual que é reembolsado pelo custo de dirigir um veículo pessoal durante a realização de negócios em nome de uma empresa ou agência governamental. O reembolso é normalmente calculado de acordo com o número de milhas que um funcionário ou agente dirige de e para locais de trabalho específicos para fins de reunião com clientes, facilitando programas especiais ou qualquer número de outras tarefas relacionadas ao trabalho. Sempre que um programa de reembolso de veículo é disponibilizado para auxiliar os funcionários nas despesas relacionadas à viagem, o valor exato oferecido por milha percorrida é compreendido antes da viagem.

Para receber um reembolso de veículo por quilometragem percorrida, os funcionários são obrigados a documentar as leituras iniciais e as de ponto final para que as milhas usadas durante o curso do trabalho sejam calculadas com precisão. Depois de enviar valores de milhagem usando os formulários de relatório apropriados, os funcionários geralmente recebem uma verificação separada da milhagem usada ou um reembolso pela milhagem pode ser incluído no salário futuro de um funcionário. Os valores por milha também são geralmente definidos de acordo com os cálculos federais de reembolso de milhas.

Um plano de reembolso de veículo ajuda a compensar o custo de combustível e manutenção dos funcionários necessários para dirigir seus próprios veículos durante o curso do trabalho. Isso é particularmente útil para funcionários que passam grande parte do tempo dirigindo para vários locais de trabalho ou realizando outras tarefas de campo em nome de uma empresa ou agência governamental. Os valores oferecidos para reembolso podem variar entre as empresas, mas dentro de uma organização, cada funcionário geralmente é reembolsado na mesma proporção que os demais dentro da empresa por quilometragem percorrida em um veículo pessoal.

O reembolso de veículo não é oferecido apenas para viagens de automóvel, mas muitas agências também reembolsam os funcionários pelo uso de outros veículos pessoais. Alguns desses veículos incluem aviões ou motocicletas. Contudo, deve ser concedida permissão especial para o uso de outros veículos pessoais antes do uso, caso se espere o reembolso do veículo.

Em alguns casos, outro tipo de reembolso de veículo também pode ser oferecido por outra agência além de um empregador direto. Nos Estados Unidos, o Internal Revenue Service (IRS) calculou taxas especiais para indivíduos que usam um veículo de propriedade privada para fins comerciais, bem como para movimentar-se para fazer negócios. As tarifas também estão disponíveis para indivíduos que usam veículos pessoais para fins beneficentes ou médicos selecionados. O valor de cada uma dessas taxas é diferente, mas cada uma é calculada de acordo com a pesquisa mais recente que reflete os custos de transporte. Depois que um indivíduo calcula a milhagem total usada para essas atividades, o IRS permite que o total seja reivindicado como dedutível ao relatar impostos pessoais.