Qu'est-ce qu'un remboursement de véhicule?

Par remboursement de véhicule, on entend le fait qu'un conducteur individuel se voit rembourser le coût de la conduite d'un véhicule personnel lorsqu'il conduit des affaires pour le compte d'une entreprise ou d'un organisme gouvernemental. Le remboursement est généralement calculé en fonction du nombre de miles parcourus par un employé ou un agent pour se rendre dans des lieux de travail spécifiques et à partir de ceux-ci, dans le but de rencontrer des clients, de faciliter des programmes spéciaux ou de nombreuses autres tâches liées au travail. Chaque fois qu'un programme de remboursement de véhicule est disponible pour aider les employés à supporter leurs frais de déplacement, le montant exact offert par kilomètre parcouru est compris avant qu'un déplacement ne soit effectué.

Afin de recevoir un remboursement du véhicule pour le kilométrage parcouru, les employés doivent documenter les lectures de kilométrage de départ et les lectures de point final de manière à ce que le kilométrage utilisé au cours du travail soit calculé avec précision. Après avoir soumis les montants de kilométrage à l'aide des formulaires de rapport appropriés, les employés reçoivent ensuite généralement un chèque distinct pour le kilométrage utilisé ou un remboursement du kilométrage peut être inclus sur le futur chèque de paie de l'employé. Les montants par mile sont également généralement définis en fonction des calculs de remboursement de kilométrage effectués par le gouvernement fédéral.

Un plan de remboursement des véhicules aide à compenser les coûts de carburant et d’entretien des employés tenus de conduire leur propre véhicule au cours de leur travail. Cela est particulièrement utile pour les employés qui passent beaucoup de temps sur leur lieu de travail ou effectuent d'autres tâches sur le terrain pour le compte d'une entreprise ou d'un organisme gouvernemental. Les montants proposés aux fins de remboursement peuvent varier d’une entreprise à l’autre, mais au sein d’une organisation, chaque employé est généralement remboursé au même taux que les autres employés de l’entreprise pour le kilométrage parcouru dans un véhicule personnel.

Le remboursement des véhicules n’est pas offert uniquement pour les déplacements en voiture, mais de nombreuses agences remboursent également aux employés l’utilisation d’autres véhicules personnels. Quelques-uns de ces véhicules incluent des avions ou des motos. Une autorisation spéciale pour utiliser d'autres véhicules personnels doit être accordée avant leur utilisation, toutefois, si un remboursement du véhicule est attendu.

Dans certains cas, un autre type de remboursement de véhicule peut également être proposé par une autre agence que par un employeur direct. Aux États-Unis, l’Internal Revenue Service (IRS) a calculé des tarifs spéciaux pour les personnes qui utilisent un véhicule de propriété privée à des fins professionnelles ou pour se déplacer afin de faire des affaires. Des tarifs sont également disponibles pour les personnes utilisant des véhicules personnels à des fins médicales ou de bienfaisance. Le montant de chacun de ces tarifs est différent, mais chacun est calculé en fonction des recherches les plus récentes reflétant les coûts de transport. Une fois qu'une personne a calculé le kilométrage total utilisé pour ces activités, l'IRS autorise la déduction de ce total lors de la déclaration des impôts personnels.