Co to jest zwrot kosztów pojazdu?
Zwrot kosztów pojazdu oznacza, że indywidualny kierowca otrzymuje zwrot kosztów prowadzenia pojazdu osobistego podczas prowadzenia działalności w imieniu firmy lub agencji rządowej. Zwrot jest zazwyczaj obliczany na podstawie liczby mil, które pracownik lub agent przejeżdża do i z określonych miejsc pracy w celu spotkania z klientami, ułatwienia specjalnych programów lub dowolnej liczby innych zadań związanych z pracą. Ilekroć udostępniany jest program zwrotu kosztów pojazdu w celu pomocy pracownikom w pokryciu kosztów podróży, dokładna kwota oferowana za przejechaną milę jest rozumiana przed podróżą.
Aby otrzymać zwrot kosztów pojazdu za przejechany kilometr, pracownicy są zobowiązani do udokumentowania odczytów przebiegu początkowego i odczytów punktów końcowych, aby przebieg dokładnie wykorzystany w trakcie pracy. Po przesłaniu kwot przebiegu za pomocą odpowiednich formularzy sprawozdawczych pracownicy zwykle otrzymują osobną kontrolę wykorzystania przejechanego przebiegu lub zwrot kosztów za przejazd może zostać uwzględniony w przyszłej wypłacie pracownika. Kwoty na milę są również zwykle ustalane zgodnie z federalnymi obliczeniami zwrotu kosztów.
Plan zwrotu kosztów pojazdu pomaga zrekompensować koszty paliwa i konserwacji dla pracowników potrzebnych do prowadzenia własnych pojazdów w trakcie pracy. Jest to szczególnie przydatne dla pracowników, którzy spędzają dużo czasu, jeżdżąc do wielu miejsc pracy lub wykonując inne obowiązki w terenie w imieniu firmy lub agencji rządowej. Kwoty oferowane do zwrotu mogą się różnić w zależności od firmy, ale w ramach organizacji każdy pracownik jest zwykle zwracany według tej samej stawki, co inni w firmie za przebieg przejechany samochodem osobowym.
Zwrot kosztów pojazdu jest oferowany nie tylko w przypadku podróży samochodowych, ale wiele agencji zwraca również pracownikom koszty korzystania z innych pojazdów osobowych. Kilka takich pojazdów to samoloty lub motocykle. Specjalne zezwolenie na korzystanie z innych pojazdów osobistych musi zostać udzielone przed ich użyciem, jednak jeśli spodziewany jest zwrot pojazdu.
W niektórych przypadkach inny rodzaj zwrotu pojazdu może być oferowany przez inną agencję poza bezpośrednim pracodawcą. W Stanach Zjednoczonych Internal Revenue Service (IRS) obliczył specjalne stawki dla osób, które korzystają z prywatnego samochodu w celach biznesowych, a także za przeprowadzkę w celu prowadzenia działalności gospodarczej. Stawki są również dostępne dla osób korzystających z pojazdów osobowych w wybranych celach charytatywnych lub medycznych. Wysokość każdej z tych stawek jest inna, ale każda jest obliczana zgodnie z najnowszymi badaniami odzwierciedlającymi koszty transportu. Kiedy osoba obliczy całkowity przebieg wykorzystany do tych czynności, IRS pozwala na zgłoszenie sumy jako kwoty podlegającej odliczeniu przy zgłaszaniu podatków osobistych.