Hvad er en refusion af køretøjer?
En køretøjsgodtgørelse henviser til, at en individuel chauffør refunderes for omkostningerne ved kørsel af et personligt køretøj, mens han driver forretning på vegne af et firma eller et statligt agentur. Refusion beregnes typisk i henhold til antallet af kilometer, som en medarbejder eller agent kører til og fra specifikke arbejdspladser med det formål at møde med klienter, lette særlige programmer eller et vilkårligt antal andre arbejdsrelaterede opgaver. Hver gang et køretøjsgodtgørelsesprogram stilles til rådighed for at hjælpe medarbejdere med rejserelaterede udgifter, forstås det nøjagtige beløb, der tilbydes pr. Kørt kilometer, inden en rejse foretages.
For at modtage en refusion af køretøj for kørt kilometer, kræves det, at medarbejderne dokumenterer startmåling og aflæsning af slutpunkter, så kilometertal, der bruges i løbet af arbejdet, beregnes nøjagtigt. Efter indsendelse af kilometertalbeløb ved hjælp af de relevante rapporteringsformularer får ansatte normalt en separat kontrol for anvendt kilometertal, eller en godtgørelse for kilometertal kan medtages på en medarbejders fremtidige løncheck. Pr. Mil sættes også normalt i henhold til føderale kilometergodtgørelsesberegninger.
En refusionsplan for køretøjer hjælper med at modregne omkostningerne ved brændstof og vedligeholdelse for de ansatte, der kræves for at køre deres egne køretøjer i løbet af arbejdet. Sådan er især nyttig for medarbejdere, der bruger en stor mængde tid på at køre til flere arbejdssteder eller udføre andre feltopgaver på vegne af et firma eller et regeringsorgan. Beløb, der tilbydes til refusion, kan variere mellem virksomheder, men inden for en organisation refunderes hver medarbejder normalt til samme sats som andre inden for virksomheden for kilometertal kørt i et personligt køretøj.
Køretøjsgodtgørelse tilbydes ikke kun til bilrejser, men mange agenturer godtgør også ansatte for brug af andre personlige køretøjer. Et par sådanne køretøjer inkluderer fly eller motorcykler. Særlig tilladelse til at bruge andre personlige køretøjer skal gives inden deres brug, dog hvis køretøjets refusion forventes.
I nogle tilfælde kan en anden type tilbagebetaling af køretøjer også tilbydes af et andet agentur udover en direkte arbejdsgiver. I USA har Internal Revenue Service (IRS) beregnet specialpriser for personer, der bruger et privatejet køretøj til forretningsformål samt til at flytte for at gøre forretninger. Priser er også tilgængelige for personer, der bruger personlige køretøjer til udvalgte velgørenhedsmæssige eller medicinske formål. Mængden af hver af disse satser er forskellig, men hver beregnes i henhold til den seneste forskning, der afspejler transportomkostninger. Når en person beregner den samlede kilometertal, der er brugt til disse aktiviteter, tillader IRS, at det samlede beløb kan kræves som en fradragsberettigelse, når der rapporteres om personlige skatter.