Was ist eine Fahrzeugerstattung?
Eine Fahrzeugerstattung bezieht sich darauf, dass einem einzelnen Fahrer die Kosten für das Führen eines Privatfahrzeugs erstattet werden, wenn er im Auftrag eines Unternehmens oder einer Regierungsbehörde geschäftlich tätig ist. Die Erstattung richtet sich in der Regel nach der Anzahl der Kilometer, die ein Mitarbeiter oder Vertreter zu und von bestimmten Arbeitsorten fährt, um sich mit Kunden zu treffen und spezielle Programme oder eine beliebige Anzahl anderer arbeitsbezogener Aufgaben zu ermöglichen. Wann immer ein Fahrzeugerstattungsprogramm zur Verfügung gestellt wird, um die Mitarbeiter bei reisebezogenen Ausgaben zu unterstützen, wird der genaue Betrag, der pro gefahrene Meile angeboten wird, verstanden, bevor eine Reise durchgeführt wird.
Um eine Fahrzeugerstattung für gefahrene Kilometer zu erhalten, müssen die Mitarbeiter die Start-Kilometerstände und Endpunkte dokumentieren, damit die während der Arbeit verbrauchten Kilometer genau berechnet werden. Nach dem Einreichen der Meilenbeträge mithilfe der entsprechenden Meldeformulare erhalten die Mitarbeiter in der Regel einen separaten Scheck über die verwendeten Meilen oder eine Erstattung der Meilen kann auf dem zukünftigen Gehaltsscheck eines Mitarbeiters ausgewiesen werden. Pro-Meile-Beträge werden in der Regel auch gemäß den Berechnungen der Bundeskilometererstattung festgelegt.
Ein Fahrzeugrückerstattungsplan hilft dabei, die Kraftstoff- und Wartungskosten für die Mitarbeiter auszugleichen, die im Laufe der Arbeit ihre eigenen Fahrzeuge führen müssen. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die viel Zeit damit verbringen, zu mehreren Arbeitsplätzen zu fahren oder andere Aufgaben vor Ort im Auftrag eines Unternehmens oder einer Regierungsbehörde auszuführen. Die Beträge, die für die Rückerstattung angeboten werden, können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. In der Regel werden jedoch jedem Mitarbeiter in einem Unternehmen die in einem persönlichen Fahrzeug gefahrenen Kilometer zum gleichen Satz erstattet wie anderen Mitarbeitern.
Die Fahrzeugrückerstattung wird nicht nur für Reisen mit dem Auto angeboten, sondern viele Agenturen erstatten den Mitarbeitern auch die Rückerstattung für die Nutzung anderer persönlicher Fahrzeuge. Einige solche Fahrzeuge umfassen Flugzeuge oder Motorräder. Eine Sondergenehmigung zur Nutzung anderer Personenkraftwagen muss jedoch vor deren Nutzung erteilt werden, wenn eine Fahrzeugerstattung erwartet wird.
In einigen Fällen kann neben einem direkten Arbeitgeber auch eine andere Art der Fahrzeugerstattung von einer anderen Agentur angeboten werden. In den Vereinigten Staaten hat der Internal Revenue Service (IRS) Sondertarife für Personen berechnet, die ein privates Fahrzeug für geschäftliche Zwecke sowie für den Umzug für geschäftliche Zwecke verwenden. Die Preise gelten auch für Einzelpersonen, die persönliche Fahrzeuge für ausgewählte wohltätige oder medizinische Zwecke nutzen. Die Höhe dieser Sätze ist unterschiedlich, wird jedoch nach den neuesten Forschungsergebnissen berechnet, die die Transportkosten widerspiegeln. Sobald eine Person den für diese Aktivitäten verwendeten Gesamtkilometerstand berechnet hat, kann der Gesamtbetrag vom IRS als Selbstbehalt geltend gemacht werden, wenn persönliche Steuern gemeldet werden.