¿Qué es el envejecimiento de las cuentas por cobrar?

Uno de los elementos clave en cualquier programa de gestión de cuentas por cobrar factibles es proporcionar informes periódicos que muestren el proceso de vencimiento de las facturas pendientes emitidas a los clientes por los bienes y servicios prestados. El proceso de vencimiento de las cuentas por cobrar es el medio por el cual esos informes se compilan y se entregan a los funcionarios correspondientes de la organización. Aquí hay algunas razones por las cuales el vencimiento de las cuentas por cobrar es tan importante y por qué conocer el saldo pendiente de las cuentas por cobrar en un momento dado es tan crucial para la salud financiera de cualquier compañía.

El vencimiento de las cuentas por cobrar es un componente valioso para poder estructurar un presupuesto operativo para la empresa. Comprender los hábitos de pago existentes de los clientes y hacer coincidir eso con la necesidad de obtener ingresos constantes en la empresa para que pueda cumplir con sus obligaciones pendientes ayuda a garantizar que la organización tenga fondos disponibles en una fecha determinada para cubrir los costos operativos. Sin mantener una vigilancia constante sobre el flujo de ingresos en la empresa, es imposible construir y trabajar dentro de un presupuesto sólido.

Por ejemplo, si su empresa factura a los clientes en términos de treinta días, pero los clientes más grandes pagan sistemáticamente más cerca de cuarenta y cinco días, es un movimiento inteligente para asegurar los términos de pago a sus proveedores que reflejen esa realidad comercial. Si no se conoce la diferencia entre el plazo de pago deseado y el rango de pago promedio utilizado por la mayoría de sus clientes, la compañía quedará sin recursos para operar, ya que asumió obligaciones que no puede cumplir dentro de un plazo aceptable. Esto afectará negativamente su relación con sus proveedores, lo que a su vez podría afectar su capacidad para operar y servir a su base de clientes.

En segundo lugar, el envejecimiento de las cuentas por cobrar es una herramienta excelente para fortalecer los lazos con los clientes. Si un informe periódico muestra que un cliente normal tiene una factura pendiente durante noventa días, pero ha pagado incluso las facturas enviadas hace treinta días, es una oportunidad de contactar al cliente y preguntar sobre el estado de la factura. Muy a menudo, la factura puede haber sido simplemente extraviada, y el pago puede cortarse inmediatamente una vez que se conoce el problema. Las investigaciones corteses de esta naturaleza no serían posibles si no se mantiene el vencimiento exacto de las cuentas por cobrar.

Avanzando un paso más, el vencimiento de las cuentas por cobrar puede ayudar a indicar cuándo puede ser el momento de romper una relación con un cliente. Si el informe periódico antiguo muestra constantemente que el cliente tiene problemas para pagar las facturas de manera oportuna, puede ser el momento de analizar la salud financiera de esa empresa. Muchas compañías utilizarán el vencimiento de las cuentas por cobrar para determinar si es necesario algún tipo de investigación. Por ejemplo, un cliente que constantemente tiene facturas que caen en el período de noventa a ciento veinte días antes de que se realicen los pagos podría estar a punto de retirarse.

En lugar de continuar ofreciendo servicios que eventualmente tendrán que cancelarse como deudas incobrables, use el vencimiento de las cuentas por cobrar para evitar este tipo de problema. Notifique al cliente que su empresa no podrá proporcionar servicios adicionales a menos que los saldos pendientes de las cuentas por cobrar se actualicen y se realicen algún tipo de pago anticipado para su uso futuro.