¿Qué es el envejecimiento de las cuentas por cobrar?
Uno de los elementos clave en cualquier programa de gestión de cuentas por cobrar de cuentas viables es proporcionar informes periódicos que muestren el proceso de envejecimiento de las facturas pendientes emitidas a los clientes para bienes y servicios prestados. El proceso del envejecimiento de las cuentas por cobrar es el medio por el cual esos informes se compilan y se proporcionan a los oficiales adecuados de la organización. Aquí hay algunas razones por las cuales el envejecimiento de las cuentas por cobrar es tan importante y por qué ser consciente del saldo pendiente de cuentas por cobrar en cualquier momento dado es tan crucial para la salud financiera de cualquier empresa.
El envejecimiento de las cuentas por cobrar es un componente valioso para poder estructurar un presupuesto operativo para la empresa. Comprender los hábitos de pago existentes de los clientes y igualar eso con la necesidad de ingresos constantes en la empresa para que pueda cumplir con sus obligaciones pendientes ayuda a garantizar que la organización tenga fondos disponibles en una fecha determinada para cuidar los costos operativos. Sin mantener una vigilia constanteSobre el flujo de ingresos en la empresa, es imposible construir y trabajar dentro de un presupuesto sólido.
Por ejemplo, si su empresa factura a los clientes en términos de treinta días, pero los clientes más grandes pagan constantemente más cerca de cuarenta y cinco días, es un movimiento inteligente para asegurar los términos de pago a sus proveedores que reflejan esa realidad comercial. No saber la diferencia entre el término de pago deseado y el rango de pago promedio utilizado por la mayoría de sus clientes dará como resultado una empresa atada por capital operativo, porque tenía obligaciones que no puede cumplir dentro de un período de tiempo aceptable. Esto afectará negativamente su relación con sus proveedores, lo que a su vez podría afectar su capacidad para operar y servir a su base de clientes.
Segundo, el envejecimiento de las cuentas por cobrar es una herramienta excelente cuando se trata de fortalecer los lazos con los clientes. Si un informe periódico muestra que un custs regularOmer tiene una factura excepcional durante noventa días, pero ha pagado incluso las facturas enviadas hace treinta días, esa es una oportunidad para contactar al cliente y preguntar sobre el estado de la factura. Muy a menudo, la factura puede haber sido simplemente errónea, y el pago se puede reducir inmediatamente una vez que el problema se da a conocer. Las consultas cortesas de esta naturaleza no serían posibles si no se mantenga el envejecimiento preciso de las cuentas por cobrar.
Moviendo un paso más allá, el envejecimiento de las cuentas por cobrar puede ayudar a indicar cuándo puede ser el momento de cortar una relación con un cliente. Si el informe periódico del envejecimiento muestra constantemente que el cliente tiene problemas para pagar las facturas de manera oportuna, puede ser el momento de analizar la salud financiera de esa compañía. Muchas compañías utilizarán el envejecimiento de las cuentas por cobrar para determinar si es necesario algún tipo de investigación. Por ejemplo, un cliente que constantemente tiene facturas que caen en los noventa a ciento veinte días de período antes de que se realicen los pagos, ¿podría VEry estarán a punto de doblar.
En lugar de continuar ofreciendo servicios que eventualmente deberán descartarse como deudas incobrables, use el envejecimiento de las cuentas por cobrar para evitar este tipo de problema. Notifique al cliente que su empresa no podrá proporcionar servicios adicionales a menos que se actualicen los saldos de cuentas por cobrar pendientes y se realicen algún tipo de arreglos de pago anticipados para su uso futuro.