Hva er kundefordring?

Et av hovedelementene i ethvert gjennomførbart administrasjonsprogram for kundefordringer er å gi periodiske rapporter som viser aldringsprosessen for utestående fakturaer som er utstedt til kunder for leverte varer og tjenester. Prosessen med aldring av kundefordringer er midlene der rapportene blir samlet og gitt til de rette offiserene i organisasjonen. Her er noen grunner til at aldring av kundefordringer er så viktig, og hvorfor det å være bevisst på den utestående fordringsbalansen til enhver tid er så avgjørende for økonomisk selskap i et selskap.

Aldring av kundefordringer er en verdifull komponent for å kunne strukturere et driftsbudsjett for selskapet. Å forstå de eksisterende betalingsvanene til kundene og å samsvare med behovet for jevn inntekt i selskapet slik at det kan oppfylle de utestående forpliktelsene, hjelper deg med å sikre at organisasjonen vil ha midler i hånden innen en gitt dato for å ta seg av driftskostnadene. Uten å opprettholde en konstant årvåkenhet om inntektsstrømmen til selskapet, er det umulig å konstruere og jobbe innenfor et solid budsjett.

For eksempel, hvis selskapet fakturerer kunder på tretti dager, men de største kundene betaler konsekvent nærmere førtifem dager, er det et smart trekk å sikre betalingsbetingelser til leverandørene dine som gjenspeiler den forretningsvirkeligheten. Unnlatelse av å vite forskjellen mellom ønsket betalingsperiode og gjennomsnittlig betalingsintervall som brukes av de fleste av kundene dine, vil føre til at et selskap blir fanget for driftskapital, fordi det har forpliktet seg at det ikke kan oppfylle innenfor en akseptabel tidsramme. Dette vil ha en negativ innvirkning på forholdet til leverandørene dine, noe som igjen kan påvirke din evne til å betjene og betjene din kundebase.

For det andre er aldring av kundefordringer et utmerket verktøy når det gjelder å styrke båndet med klienter. Hvis en periodisk rapport viser at en vanlig kunde har en utestående faktura over nitti dager, men har betalt til og med fakturaer sendt for tretti dager siden, er det en mulighet til å kontakte kunden og spørre om fakturaens status. Ofte kan fakturaen ganske enkelt ha blitt lagt feil, og betalingen kan kuttes umiddelbart når utstedelsen er kjent. Høflige henvendelser av denne art vil ikke være mulig hvis nøyaktig kundefordring aldring ikke opprettholdes.

Hvis du går et skritt videre, kan aldring av kundefordringer være med på å indikere når det kan være på tide å bryte et forhold til en kunde. Hvis den aldrende periodiske rapporten konsekvent viser at klienten har problemer med å betale fakturaer på rett tid, kan det være på tide å se på det økonomiske helsetilstanden til dette selskapet. Mange selskaper vil bruke kundefordringsalder for å avgjøre om en slags undersøkelse er nødvendig. For eksempel kan en klient som konsekvent har fakturaer som faller i perioden nitti til hundre og tjue dager før utbetalinger, veldig godt være i ferd med å brette seg.

I stedet for å fortsette å tilby tjenester som til slutt må avskrives som dårlig gjeld, kan du bruke kundefordringens aldring for å unngå denne typen problemer. Gi kunden beskjed om at firmaet ditt ikke vil kunne tilby ytterligere tjenester med mindre utestående fordringer er oppdatert og det blir gjort en slags forskuddsbetalingsordning for fremtidig bruk.