Was ist Forderungsalterung?
Eines der Schlüsselelemente eines funktionsfähigen Debitorenmanagement-Programms ist die Bereitstellung regelmäßiger Berichte, die den Alterungsprozess ausstehender Rechnungen an Kunden für erbrachte Waren und Dienstleistungen aufzeigen. Der Prozess der Fälligkeit von Forderungen ist das Mittel, mit dem diese Berichte zusammengestellt und den zuständigen Mitarbeitern der Organisation zur Verfügung gestellt werden. Nachfolgend einige Gründe, warum die Fälligkeit von Forderungen so wichtig ist und warum die Kenntnis des ausstehenden Forderungsbestands zu einem bestimmten Zeitpunkt für die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens so wichtig ist.
Das Altern der Forderungen ist eine wertvolle Komponente, um ein Betriebsbudget für das Unternehmen aufbauen zu können. Das Verständnis der bestehenden Zahlungsgewohnheiten der Kunden und die Abstimmung dieser Gewohnheiten mit dem Erfordernis stetiger Einnahmen für das Unternehmen, damit es seinen ausstehenden Verpflichtungen nachkommen kann, trägt dazu bei, dass das Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt über Mittel zur Deckung der Betriebskosten verfügt. Ohne eine konstante Überwachung des Einnahmenflusses in das Unternehmen ist es unmöglich, ein solides Budget aufzubauen und zu arbeiten.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise Kunden mit einer Laufzeit von 30 Tagen abrechnet, die größten Kunden jedoch durchweg weniger als fünfundvierzig Tage bezahlen, ist es eine kluge Entscheidung, die Zahlungsbedingungen für Ihre Lieferanten so zu gestalten, dass sie der geschäftlichen Realität entsprechen. Wenn Sie den Unterschied zwischen der gewünschten Zahlungsfrist und der durchschnittlichen Zahlungsspanne, die die meisten Ihrer Kunden verwenden, nicht kennen, ist das Unternehmen auf Betriebskapital angewiesen, da es Verpflichtungen eingegangen ist, die es nicht innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens erfüllen kann. Dies wirkt sich negativ auf Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten aus, was sich wiederum auf Ihre Fähigkeit auswirken könnte, Ihren Kundenstamm zu bedienen und zu bedienen.
Zweitens ist die Fälligkeit von Forderungen ein hervorragendes Instrument, um die Kundenbindung zu stärken. Wenn aus einem regelmäßigen Bericht hervorgeht, dass ein Stammkunde über neunzig Tage eine ausstehende Rechnung hat, aber bereits vor dreißig Tagen versandte Rechnungen bezahlt hat, besteht die Möglichkeit, sich mit dem Kunden in Verbindung zu setzen und nach dem Status der Rechnung zu fragen. Sehr oft wurde die Rechnung einfach verlegt und die Zahlung kann sofort gekürzt werden, sobald das Problem bekannt gegeben wurde. Höfliche Anfragen dieser Art wären nicht möglich, wenn nicht eine genaue Fälligkeit der Forderungen eingehalten würde.
Wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen, können Sie anhand der Fälligkeit der Forderungen erkennen, wann es an der Zeit ist, die Beziehung zu einem Kunden zu beenden. Wenn der periodische Bericht über die Alterung regelmäßig anzeigt, dass der Kunde Probleme hat, Rechnungen rechtzeitig zu bezahlen, ist es möglicherweise an der Zeit, die finanzielle Situation dieses Unternehmens zu untersuchen. Viele Unternehmen verwenden die Fälligkeit von Forderungen, um festzustellen, ob eine Untersuchung erforderlich ist. Zum Beispiel könnte ein Kunde, der beständig Rechnungen hat, die zwischen neunzig und einhundertundzwanzig Tagen liegen, bevor Zahlungen getätigt werden, kurz vor dem Aus.
Verwenden Sie die Fälligkeit der Forderungen, um derartige Probleme zu vermeiden, anstatt weiterhin Dienstleistungen anzubieten, die eventuell als Forderungsausfälle abgeschrieben werden müssen. Benachrichtigen Sie den Kunden, dass Ihr Unternehmen keine weiteren Dienstleistungen erbringen kann, es sei denn, ausstehende Forderungen werden auf den neuesten Stand gebracht und es werden Vorauszahlungsvereinbarungen für die zukünftige Verwendung getroffen.