Wat is het ontvangen van accounts?
Een van de belangrijkste elementen in elk werkbaar programma voor het beheren van debiteuren is het leveren van periodieke rapporten die het verouderingsproces tonen voor openstaande facturen die aan klanten zijn uitgegeven voor geleverde goederen en diensten. Het proces van het verouderen van rekeningen is het middel waarmee die rapporten worden opgesteld en aan de juiste functionarissen van de organisatie worden verstrekt. Hier zijn enkele redenen waarom veroudering van debiteuren zo belangrijk is en waarom het op elk moment bekend zijn met het openstaande vorderingensaldo zo cruciaal is voor de financiële gezondheid van elk bedrijf.
Het verouderen van rekeningen is een waardevol onderdeel van het kunnen structureren van een operationeel budget voor het bedrijf. Inzicht in de bestaande betalingsgewoonten van klanten en deze in overeenstemming brengen met de behoefte aan gestage inkomsten in het bedrijf zodat het zijn uitstaande verplichtingen kan nakomen, helpt ervoor te zorgen dat de organisatie op een bepaalde datum middelen in handen heeft om de bedrijfskosten te dekken. Zonder een constante waakzaamheid op de inkomstenstroom naar het bedrijf te handhaven, is het onmogelijk om binnen een solide budget te bouwen en te werken.
Als uw bedrijf bijvoorbeeld klanten factureert op dertig dagen, maar de grootste klanten consequent dichter bij vijfenveertig dagen betalen, is het een slimme stap om betalingsvoorwaarden voor uw leveranciers veilig te stellen die die zakelijke realiteit weerspiegelen. Als u het verschil niet weet tussen de gewenste betalingstermijn en het gemiddelde betalingsbereik dat door de meeste van uw klanten wordt gebruikt, zal een bedrijf vastzitten aan bedrijfskapitaal, omdat het verplichtingen heeft aangegaan waaraan het niet binnen een acceptabel tijdsbestek kan voldoen. Dit heeft een negatieve invloed op uw relatie met uw leveranciers, wat op zijn beurt invloed kan hebben op uw vermogen om te werken en uw klantenbestand te bedienen.
Ten tweede is het ouder worden van debiteuren een uitstekend hulpmiddel als het gaat om het versterken van de banden met klanten. Als uit een periodiek rapport blijkt dat een vaste klant een openstaande factuur heeft gedurende negentig dagen, maar zelfs facturen heeft betaald die dertig dagen geleden zijn verzonden, is dat een gelegenheid om contact op te nemen met de klant en te vragen naar de status van de factuur. Heel vaak is de factuur gewoon verloren gegaan en kan de betaling onmiddellijk worden verlaagd zodra het probleem bekend is gemaakt. Hoffelijke onderzoeken van deze aard zouden niet mogelijk zijn als de nauwkeurige veroudering van de rekeningen niet wordt gehandhaafd.
Als we nog een stap verder gaan, kan het verouderen van rekeningen helpen aangeven wanneer het tijd is om een relatie met een klant te verbreken. Als uit het periodieke periodieke rapport blijkt dat de klant problemen heeft met het tijdig betalen van facturen, is het misschien tijd om de financiële gezondheid van dat bedrijf te onderzoeken. Veel bedrijven zullen de veroudering van hun rekeningen gebruiken om te bepalen of er een soort onderzoek nodig is. Een klant die consequent facturen heeft die binnen de periode van negentig tot honderd twintig dagen vallen voordat betalingen worden gedaan, zou heel goed in staat zijn om te vouwen.
In plaats van door te gaan met het aanbieden van diensten die uiteindelijk als oninbare vorderingen moeten worden afgeschreven, gebruikt u de veroudering van de rekeningen om dit soort problemen te voorkomen. Breng de klant op de hoogte dat uw bedrijf geen verdere services kan verlenen tenzij uitstaande vorderingen worden bijgewerkt en een soort van vooruitbetalingsregelingen worden getroffen voor toekomstig gebruik.