O que é o vencimento de contas a receber?
Um dos elementos-chave em qualquer programa de gerenciamento de contas a receber viável é fornecer relatórios periódicos que mostrem o processo de vencimento de faturas pendentes emitidas aos clientes por bens e serviços prestados. O processo de vencimento das contas a receber é o meio pelo qual esses relatórios são compilados e fornecidos aos diretores apropriados da organização. Aqui estão algumas razões pelas quais o vencimento das contas a receber é tão importante e o fato de estar ciente do saldo pendente de recebíveis a qualquer momento é tão crucial para a saúde financeira de qualquer empresa.
O vencimento das contas a receber é um componente valioso para poder estruturar um orçamento operacional para a empresa. Compreender os hábitos de pagamento existentes dos clientes e combiná-los com a necessidade de receita constante na empresa para que ela possa cumprir suas obrigações pendentes ajuda a garantir que a organização tenha recursos em mãos em uma determinada data para cuidar dos custos operacionais. Sem manter uma vigília constante sobre o fluxo de receita na empresa, é impossível construir e trabalhar com um orçamento sólido.
Por exemplo, se sua empresa fatura clientes em prazos de trinta dias, mas os clientes maiores pagam consistentemente mais perto de quarenta e cinco dias, é uma decisão inteligente garantir condições de pagamento a seus fornecedores que refletem essa realidade comercial. Se você não souber a diferença entre o prazo de pagamento desejado e a faixa de pagamento média usada pela maioria dos seus clientes, a empresa ficará sem capital para operar, porque fez obrigações que não pode cumprir dentro de um prazo aceitável. Isso afetará negativamente o seu relacionamento com seus fornecedores, o que, por sua vez, poderá afetar sua capacidade de operar e atender sua base de clientes.
Segundo, o vencimento das contas a receber é uma excelente ferramenta para fortalecer os laços com os clientes. Se um relatório periódico mostrar que um cliente regular possui uma fatura pendente há noventa dias, mas pagou até as faturas enviadas trinta dias atrás, é uma oportunidade de entrar em contato com o cliente e perguntar sobre o status da fatura. Muitas vezes, a fatura pode ter sido simplesmente perdida e o pagamento pode ser cortado imediatamente quando a questão é divulgada. Inquéritos corteses dessa natureza não seriam possíveis se o vencimento preciso das contas a receber não for mantido.
Indo um passo adiante, o vencimento das contas a receber pode ajudar a indicar quando é hora de romper um relacionamento com um cliente. Se o relatório periódico de vencimento mostrar consistentemente que o cliente está tendo problemas para pagar as faturas em tempo hábil, talvez seja hora de analisar a saúde financeira da empresa. Muitas empresas usarão o vencimento das contas a receber para determinar se é necessário algum tipo de investigação. Por exemplo, um cliente que tenha faturas consistentemente no período de noventa a cento e vinte dias antes dos pagamentos serem feitos pode muito bem estar prestes a desistir.
Em vez de continuar oferecendo serviços que acabarão por ser baixados como dívidas incobráveis, use o vencimento das contas a receber para evitar esse tipo de problema. Notifique o cliente de que sua empresa não poderá fornecer serviços adicionais, a menos que os saldos a receber pendentes sejam atualizados e que algum tipo de pagamento antecipado seja feito para uso futuro.