Co to jest starzenie się należności?
Jednym z kluczowych elementów każdego możliwego do realizacji programu zarządzania należnościami jest dostarczanie okresowych raportów, które pokazują proces starzenia się zaległych faktur wystawianych klientom za wykonane towary i usługi. Proces starzenia się wierzytelności to sposób, w jaki raporty te są zestawiane i przekazywane właściwym urzędnikom organizacji. Oto kilka powodów, dla których starzenie się należności jest tak ważne i dlaczego świadomość zaległego salda należności w danym momencie jest tak ważna dla kondycji finansowej każdej firmy.
Starzenie się wierzytelności jest cennym składnikiem możliwości opracowania budżetu operacyjnego dla firmy. Zrozumienie istniejących przyzwyczajeń płatniczych klientów i dopasowanie tego do potrzeby stałego dochodu w firmie, aby mogła wywiązać się ze swoich zaległych zobowiązań, pomaga zapewnić, że organizacja będzie dysponować środkami w określonym terminie na pokrycie kosztów operacyjnych. Bez utrzymywania stałego czuwania nad przepływem dochodów do firmy niemożliwe jest zbudowanie i praca w ramach solidnego budżetu.
Na przykład, jeśli Twoja firma wystawia rachunki dla klientów na trzydziestodniowych warunkach, ale najwięksi klienci konsekwentnie płacą bliżej do czterdziestu pięciu dni, to sprytne posunięcie, aby zabezpieczyć warunki płatności dla dostawców, które odzwierciedlają tę rzeczywistość biznesową. Nieznajomość różnicy między pożądanym terminem płatności a średnim zakresem płatności stosowanym przez większość klientów spowoduje, że firma będzie musiała pozyskać kapitał obrotowy, ponieważ podjęła zobowiązania, których nie może spełnić w dopuszczalnym terminie. Wpłynie to negatywnie na twoje relacje z dostawcami, co z kolei może wpłynąć na twoją zdolność do obsługi i obsługi klientów.
Po drugie, starzenie się wierzytelności jest doskonałym narzędziem do zacieśniania więzi z klientami. Jeśli raport okresowy pokazuje, że stały klient ma zaległą fakturę w ciągu dziewięćdziesięciu dni, ale zapłacił nawet faktury wysłane trzydzieści dni temu, jest to okazja, aby skontaktować się z klientem i zapytać o status faktury. Dość często faktura mogła zostać po prostu wprowadzona w błąd, a płatność może zostać obcięta natychmiast po ujawnieniu problemu. Uprzejme zapytania tego rodzaju nie byłyby możliwe, gdyby nie zachowano dokładnego starzenia się wierzytelności.
Idąc o krok dalej, starzenie się należności może pomóc wskazać, kiedy nadszedł czas na zerwanie relacji z klientem. Jeśli raport okresowy dotyczący starzenia się konsekwentnie pokazuje, że klient ma problemy z terminowym opłacaniem faktur, być może nadszedł czas, aby przyjrzeć się kondycji finansowej tej firmy. Wiele firm korzysta z wiekowania wierzytelności, aby ustalić, czy konieczne jest przeprowadzenie dochodzenia. Na przykład klient, który konsekwentnie ma faktury mieszczące się w przedziale od dziewięćdziesięciu do stu dwudziestu dni przed dokonaniem płatności, może bardzo łatwo złożyć.
Zamiast nadal oferować usługi, które ostatecznie będą musiały zostać odpisane jako nieściągalne długi, skorzystaj ze starzenia się należności, aby uniknąć tego rodzaju problemów. Poinformuj klienta, że Twoja firma nie będzie w stanie świadczyć dalszych usług, chyba że saldo należności pozostających do spłaty zostanie zaktualizowane i zostaną wprowadzone pewne ustalenia dotyczące płatności zaliczkowych na przyszłość.