Co je to stárnutí pohledávek?
Jedním z klíčových prvků v jakémkoli proveditelném programu správy pohledávek je poskytování pravidelných zpráv, které ukazují proces stárnutí pro neuhrazené faktury vystavené zákazníkům za poskytnuté zboží a služby. Proces stárnutí pohledávek je prostředkem, kterým jsou tyto zprávy sestavovány a poskytovány příslušným úředníkům organizace. Zde je několik důvodů, proč je stárnutí pohledávek tak důležité, a proč být si vědom nesplaceného zůstatku pohledávky v daném okamžiku tak zásadní pro finanční zdraví jakékoli společnosti.
Stárnutí pohledávek je cennou součástí schopnosti strukturovat provozní rozpočet společnosti. Porozumění stávajícím platebním zvyklostem zákazníků a sladění s potřebou stálého výnosu do společnosti, aby mohla splnit své nesplacené závazky, pomáhá zajistit, aby organizace měla k danému datu k dispozici prostředky, aby se postarala o provozní náklady. Bez zachování neustálé vigilie na přílivu příjmů do společnosti není možné sestavit a pracovat v rámci solidního rozpočtu.
Pokud například vaše společnost účtuje klientům třicetidenní podmínky, ale největší klienti neustále platí blíže čtyřicet pět dní, je to chytrý krok k zajištění platebních podmínek pro vaše dodavatele, které odrážejí tuto obchodní realitu. Pokud neznáte rozdíl mezi požadovanou dobou splatnosti a průměrným platebním rozsahem používaným většinou vašich zákazníků, bude to mít za následek společnost připoutanou k provoznímu kapitálu, protože se zavázala závazky, které nemůže splnit v přijatelném časovém rámci. To bude mít nepříznivý dopad na váš vztah s vašimi prodejci, což by mohlo ovlivnit vaši schopnost provozovat a obsluhovat klientskou základnu.
Za druhé, stárnutí pohledávek je vynikajícím nástrojem, pokud jde o posílení vazeb s klienty. Pokud periodická zpráva ukáže, že stálý zákazník má nedoplatek za devadesát dní, ale zaplatil i faktury zaslané před třiceti dny, je to příležitost kontaktovat zákazníka a zeptat se na stav faktury. Faktura mohla být často omylem omylem a platba může být ihned po oznámení problému snížena. Zdvořilé dotazy tohoto druhu by nebyly možné, pokud by nebylo zachováno přesné stárnutí pohledávek.
Po stání o další krok může stárnutí pohledávek pomoci naznačit, kdy může být čas přerušit vztah se zákazníkem. Pokud periodická zpráva o stárnutí opakovaně ukazuje, že klient má problémy s včasným zaplacením faktur, může být čas podívat se na finanční zdraví dané společnosti. Mnoho společností bude používat stárnutí pohledávek k určení, zda je nutné nějaké vyšetřování. Například klient, který má důsledně faktury spadající do devadesátých až sto dvaceti dnů před provedením plateb, by se mohl velmi dobře složit.
Spíše než nadále nabízet služby, které budou nakonec muset být odepsány jako nedobytné pohledávky, použijte stárnutí pohledávek, abyste se tomuto problému vyhnuli. Upozorněte klienta, že vaše společnost nebude schopna poskytovat další služby, dokud nebudou aktualizovány neuhrazené zůstatky pohledávek a dokud nebudou učiněny nějaké předběžné platby pro budoucí použití.