¿Qué es un sistema de información contable?
Un sistema de información contable es el sistema de métodos y procesos que las empresas utilizan para mantener la información relacionada con las transacciones comerciales o financieras. Históricamente, este sistema involucraba libros de papel, revistas y otros informes financieros. Los propietarios y contadores de negocios fueron responsables de utilizar activamente estos libros de contabilidad y revistas para mantener registros financieros precisos al ejecutar sus operaciones comerciales. El avance de la tecnología de la información ha permitido a las empresas transformar este sistema de información contable en un proceso automatizado utilizando computadoras, servidores y software de contabilidad.
El ciclo contable es una fuerza impulsora en los sistemas de información contable de la mayoría de las empresas. Este ciclo incluye identificar y analizar transacciones, crear y publicar entradas de diario al libro mayor general, preparar un saldo de prueba, crear entradas de ajuste, preparar un saldo de prueba ajustado, crear estados financieros, finalizar cuentas con entradas de cierre y GEnerando un saldo de prueba final y estados financieros para el período contable. Estos pasos básicos ayudan a las empresas a desarrollar su sistema de información contable, ya sea manual o computarizado.
Los paquetes de software de contabilidad generalmente consisten en varios módulos diferentes basados en el proceso de contabilidad manual tradicional. Los módulos incluyen contabilidad general, activos fijos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, nómina y otros módulos especiales. Cada módulo individual crea un sistema donde las empresas pueden mover información a través de los pasos del ciclo contable. La capacidad de transferir esta información electrónicamente puede mejorar la precisión y la puntualidad de la empresa para informar información financiera.
Los sistemas de contabilidad computarizados a menudo requieren que los empleados de la compañía se concentren más en revisar la información recopilada de varios departamentos comerciales en lugar de ingresar datos comerciales. Este sistemaPermite a los contadores individuales procesar más información en menos tiempo que los libros de libros de papel tradicionales. El software de contabilidad también puede tener salvaguardas internas automáticas que verifican la precisión y validez de la información financiera utilizando un proceso de revisión interna. Este proceso a menudo limita la cantidad de errores básicos de entrada de datos y otra información no sensible al ingresar al sistema de información contable.
Las empresas pueden optar por utilizar un sistema de información de contabilidad híbrida que involucre procesos de contabilidad manuales y computarizados. Ciertos tipos de información comercial o financiera, como facturas de proveedores, hojas de tiempo de nómina y acuerdos contractuales, pueden ser revisados por un contador. El uso de un sistema híbrido puede proporcionar un mejor proceso de revisión ya que los empleados contables pueden cuestionar información financiera y buscar comentarios antes de ingresar información en el sistema de contabilidad. El proceso de revisión manual también puede ser requerido por los controles internos de la Compañía. Estos InteLos controles RNAL se aseguran que no se ingrese información en el software de contabilidad de una empresa que sea inexacto o que represente mayores obligaciones financieras de lo previamente previsto.
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