O que é um sistema de informações contábeis?

Um sistema de informações contábeis é o sistema de métodos e processos que as empresas usam para manter informações relacionadas a transações comerciais ou financeiras. Historicamente, esse sistema envolvia livros, jornais e outros relatórios financeiros. Os empresários e contadores foram responsáveis ​​por usar ativamente esses livros e diários para manter registros financeiros precisos ao executar suas operações comerciais. O avanço da tecnologia da informação permitiu às empresas transformar esse sistema de informações contábeis em um processo automatizado usando computadores, servidores e software de contabilidade.

O ciclo contábil é uma força motriz na maioria dos sistemas de informações contábeis da empresa. Esse ciclo inclui a identificação e análise de transações, a criação e o lançamento de lançamentos contábeis no Razão, a preparação de um balancete, a criação de lançamentos ajustáveis, a preparação de um balancete ajustado, a criação de demonstrativos financeiros, a finalização de contas com lançamentos finais e a geração de um balancete final e demonstrações financeiras do período contábil. Essas etapas básicas ajudam as empresas a desenvolver seu sistema de informações contábeis, manual ou informatizado.

Os pacotes de software de contabilidade geralmente consistem em vários módulos diferentes, com base no processo de contabilidade manual tradicional. Os módulos incluem contabilidade geral, ativos fixos, contas a pagar, contas a receber, folha de pagamento e outros módulos especiais. Cada módulo individual cria um sistema no qual as empresas podem mover informações através das etapas do ciclo contábil. A capacidade de transferir essas informações eletronicamente pode melhorar a precisão e a pontualidade da empresa em relatar informações financeiras.

Os sistemas de contabilidade informatizados geralmente exigem que os funcionários da empresa se concentrem mais na revisão das informações coletadas de vários departamentos de negócios, em vez de inserir dados comerciais. Esse sistema permite que contadores individuais processem mais informações em menos tempo do que os livros contábeis tradicionais. O software de contabilidade também pode ter salvaguardas internas automáticas que verificam a precisão e a validade das informações financeiras usando um processo de revisão interna. Esse processo geralmente limita a entrada de erros básicos de entrada de dados e outras informações sem sentido no sistema de informações contábeis.

As empresas podem optar por usar um sistema híbrido de informações contábeis envolvendo processos contábeis manuais e informatizados. Certos tipos de informações comerciais ou financeiras, como faturas de fornecedores, folhas de ponto da folha de pagamento e acordos contratuais, podem precisar ser revistos por um contador. O uso de um sistema híbrido pode proporcionar um melhor processo de revisão, pois os funcionários da contabilidade podem questionar informações financeiras e buscar feedback antes de inserir as informações no sistema contábil. O processo de revisão manual também pode ser exigido pelos controles internos da empresa. Esses controles internos garantem que nenhuma informação seja inserida no software contábil de uma empresa que seja imprecisa ou represente maiores obrigações financeiras do que o previsto anteriormente.